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Trello: Selbstmanagement für Selbständige und kleine Teams

20141209-Completed Trello Board-Bild-Ann Arbor Give Camp-Quelle-Flickr.jpgAn guten Selbstmanagementtools herrscht kein Mangel. Selbständige und kleine Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten, haben dabei meistens aber spezifische Bedürfnisse. Aufgaben müssen auf verschiedene Personen verteilt werden, Arbeitschritte müssen abgesprochen werden und Informationen über den Projektfortschritt sollen für alle möglichst unkompliziert zugänglich sein. Mit Trello können Sie alles das umsetzen und das Tool bietet noch viele weitere Möglichkeiten für das Selbstmanagement – nicht nur für kleine Teams und Selbständige.

 Der Anmeldeprozess bei Trello ist relativ einfach. Entweder Sie registrieren sich mit einer E-Mailadresse und einem Passwort. Alternativ können Sie sich auch über einen Googleaccount anmelden. Wenn Sie Trello öffnen, ist die Hauptansicht am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig. Anstatt Listen und To-Dos, wie in vielen andere Selbstmanagementtools, sehen Sie bei Trello sogenannte Boards, Listen (Standardmäßig “To-Do”, “Doing” und “Done”) und dann Karten, mit denen Sie Aufgaben organisieren können.

Managementsystem aus der Automobilindustrie und Softwareentwicklung

Trello orientiert sich am sogenannten Kanban-System, das von Toyota entwickelt wurde. Ziel dieses Produktionssystems ist es, die Fertigungsprozesse flexibler und stärker aus den einzelnen Teams heraus zu steuern. Anstelle einer zentralen Planung im Unternehmen übernehmen mit Kanban die Teams, die etwas produzieren, die Verantwortung für den Materialfluss und den Output (Kanban). Das zentrale Organisationsinstrument ist die namensgebende Organisationstafel, Kanban bedeutet wörtlich “Tafel” oder “Karte”. Alles neuen Arbeitsschritte oder Materialien werden mit Karten an eine Tafel mit verschiedenen Spalten geheftet und dann vom Team abgearbeitet. Dieses Verfahren wurde in vielen anderen Bereichen adaptiert: In der Softwareentwicklung, im Marketing oder in der Personalwirtschaft.

Kanban Wall For Content

Typisches Beispiel einer Kanban Wand. In diesem Fall geht es um Entwicklung von Zeitungsinhalten, das Prinzip lässt sich aber auf verschiedene Projekte übertragen.

Eine ganz einfache Kanbantafel hat in der Regel folgende Spalten: To-Do, Doing und Done, damit werden alle neuen Arbeitsschritte in To-Do, ganz links aufgenommen, dann abgearbeitet und landen am Ende in der “Erledigt” Spalte. Dieses System lässt sich sehr flexibel für verschiedene Projekte modifizieren: In der Softwareentwicklung gibt es häufig eine “Testlauf” Spalte. Ich habe für ein E-Bookprojekt die Spalte “Review” definiert, wo alle Texte oder Konzepte landen, die von den anderen gelesen und kommentiert werden.

Projekte mit Trello vorantreiben

In Trello können Sie also mit den Boards ein Kanbanbrett für ein aktuelles Projekt einrichten und verwalten. Mit den  Listen können Sie verschiedene Unterprojekte oder Unterprojekte oder wiederkehrende Arbeitsprozesse definieren und die einzelnen Arbeitsschritte organisieren Sie mit den Karten. Sie können auch Meilensteine auf diese Weise verwalten: Sie können eine Liste mit Meilensteinen anlegen und mit den Karten die einzelnen Meilensteine beschreiben, Mit Hilfe der Kalenderfunktion von Trello können sie die einzelnen Projektschritte auch ohne Probleme in einem Kalender verfolgen.

Zur Anregung einige Beispiele, wie Listen in Trello aussehen  können:

  • Für die Softwareentwicklung können Sie die routinemäßigen Arbeitsschritte mit den Listen zusammenfassen und organisieren. In einem BEispiel einer kleinen Softwarefirma lauten dann die Listentitel: “New Features” “Testing” “In Progress” und “Done”. (Trello for Web-Agencies and Freelancers).

  • Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von trello gibt es in dem Video, mit dem sich Trello vorstellt. Eine kleine Firma mit dem Namen  “Artist Exploitation Inc.” sucht neue Bands auf Youtube, die sie dann vermarkten wollen. In dem Trelloboard dieses kleinen Startups gibt ganz links die Spalte “Found on Youtube”, dann “In Audition”, für die Bands, die interviewt werden und dann einen Abschnitt “Record first Album” für die Bands, deren Alben gerade produziert werden.

  • Lars Bobach zeigt Beispiele für Trello aus der unternehmerischen Praxis. Für eine Onlinemarketing Agentur kann Trello für ein Projekt beispielsweise folgende Struktur haben. Jeder Kunde bekommt eine eigene Karte. Der Workflow beginnt dann mit der Liste “Akquise”, gefolgt von “Analyse”, “Konzeption”, “Umsetzung” und “Optimierung”. In diesem Beispiel werden also die Kunden je nach Status einfach in die entsprechende Liste eingefügt und die passenden Arbeitsschritte definiert (Video-Tutorial: Einführung in das Organisationswunder Trello).

Sie können also, je nach Anforderung, die Listen ganz unterschiedlich gestalten. Neue Karten kommen mit der Schaltfläche “Add Card” zu den Listen hinzu. Die Karten sind sehr flexibel und Sie können viel damit machen. Wenn Sie eine Karte öffnen, haben Sie die Möglichkeit, Checklisten und Bilder zu hinterlegen. Sie können ein Fälligkeitsdatum einfügen und sogar Karten kommentieren. Mit der Anhangsfunktion können Sie Dokumente in Trello einfügen und Sie können dabei sowohl auf ihren Computer, Dropbox oder Google Drive zugreifen. Die Organisation der Karten geht sehr einfach. Sie können die einzelnen Karten per Drag and Drop von einer Liste in die nächste ziehen. Das gilt generell für alle Elemente: Listen lassen sich so ordnen, neue Dateien können Sie genauso mit “Drag ‘n’ Drop” auf eine Karte ziehen. Mit einem Klick auf den Schalter “Archiv” verschwinden die Karten aus der aktuellen Ansicht und Sie können die erledigten Karten damit einfach aussortieren. Die Kommentarfunktion finde ich sehr wichtig, weil Sie auf dieses Weise keine unnötigen Mails mehr hin und her senden müssen, sondern einfach alle Informationen im Organsiationstool abgelegen können.

 

Einladungen

 Andere Teammitglieder können Sie über Trello einfach einladen. Sie müssen dazu nur auf der rechten Seite auf die Schaltfläche “Add Members” gehen und Sie können dann weitere Personen zu Ihrem Projekt einladen.

 

Kalenderfunktion

 In der kostenlosen Basisversion können Sie noch weitere sinnvolle Funktionen hinzufügen. Über den Schalter Powerups haben Sie haben die Möglichkeit, eine Abstimmfunktion einzuführen, einen Kalender zu aktivieren und Karten altern zu lassen. Das ist ein netter kleiner Gimmick, der aber die Würze in einer Teamarbeit sein kann. Wenn Sie den Kalender aktivieren bekommen Sie eine Kalenderansicht in Trello und die Karten mit einem Enddatum werden an diesem Termin angezeigt. Damit können Sie zeitsensible Aufgaben oder Meilensteine für die Projektplanung organisieren. Diese Kalenderdatei können Sie sehr einfach in Ihren Kalender importieren, damit Sie alle wichtigen Schritte an einer Stelle zusammen haben.

 Wenn Sie das Kartenaltern aktivieren, fangen die Karten an zu verblassen, wenn länger nichts mit Ihnen geschieht. Sie können auch einen sogenannten “Piratenmodus” einschalten, bei dem die Karten nach einigen Wochen beginnen wie alte Schatzkarten auszusehen. Sicherlich keine wesentliche Funktion, aber sicher eine witzige und charmante Funktion, die ein Team auch motivieren kann, “Ladenhüter” wegzuarbeiten.

20141028-Trello

Beispiel für eine Karte, die im “Piratenmodus” gealtert ist.

Trello bietet sicher nicht alles, was eine kostenpflichtige Projektmanagementlösung anzubieten hat. Als kostenloses Tool ist es aber sehr hilfreich für die Arbeit in kleinen Teams. Vor allem die unkomplizierte Zusammenarbeit ist sehr praktisch. Da Sie die Karten sehr einfach mit Anhängen und Links versehen können, ist Trello sehr gut für die Entwicklungsarbeit in kleinen Teams oder für kreative Arbeiten geeignet.