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Ziele erreichen mit agilem Projektmanagement

20150114-...and pretty agile-foto-saxsbiker1100-quelle-flickrWie können Sie längerfristige Ziele erreichen, ohne dass Sie sich dabei in einer überkomplexen Planung verlieren? Wie können Sie jede Woche an einem Projekt dranbleiben, ohne vor dem großen Berg der Aufgaben die Motivation zu verlieren? Hilfreich bei der Umsetzung von Zielen ist ein Verfahren aus der Softwareentwicklung und der Kreativwirtschaft, das sogenannte “Agile Projektmanagement”.

Die Grundidee des klassischen Projektmanagements ist eine komplette und vollständige Planung aller nötigen Schritte, um ein Ziel zu erreichen. Diese Idee des Projektmanagements ist für viele Projekte sinnvoll und auch wichtig, etwa um Kosten und Ressourcen eines Projekts ermitteln zu können. Viele Projekte lassen sich aber nicht auf diese Weise komplett am Reißbrett durchplanen, wie es Projektmanager gerne hätten. Das klassische Projektmanagement geht davon aus, dass sich ein Ziel genau definieren lässt und dann können Sie alle nötigen Schritten für die Zielerreichung planen und umsetzen. Bei sehr standardisierten Aufgaben und Projekten funktioniert diese Art des Projektmanagements tatsächlich, Sie können mit dem klassischen Projektmanagement Bauprojekte planen, oder die Einführung eines neuen Produkts oder die Entwicklung einer Firma. Gerade aber bei kreativen Projekten, oder bei Projekten mit einem hohen Maß an Unsicherheiten und unvollkommenen Informationen kommt diese Methode jedoch schnell an ihre Grenzen.

Unvollständige Informationen erschwerden das klassische Projektmanagements

In kreativen Projekten ist es häufig so, dass die einzelnen Arbeitsschritte erst im Laufe des Projekts entstehen oder sich die Arbeitsplanung im kreativen Prozess ändert. Ich habe das sehr stark während meiner Dissertation erlebt. Während des Schreibens wurden mir manche Aspekte nochmals neu klar und ich habe sie besser verstanden, was aber für die Arbeitsplanung bedeutete, dass ich in manchen Bereichen nachrecherchieren oder nachlesen musste, eine langfristige Arbeitsplanung wurde dadurch natürlich obsolet. Oder ich bekam einen wichtigen Impuls auf einer Tagung, ich hörte beispielsweise auf einer Tagung einen Vortrag über die Normen in öffentlichen Bereichen, die je nach konkreter Lage des öffentlichen Raums unterschiedlich ausfallen. Dieses Aspekt wurde sehr wichtig für meine Arbeit und ich musste ihn einarbeiten. Eine längerfristige Arbeitsplanung wurde durch solche Ereignisse natürlich umgeworfen.

Für neuen Ideen oder Impulse in einem kreativen Projekt ist das klassische Projektmanagement zu unflexibel und zu starr. Ähnlich sieht es in der Softwareentwicklung aus, auch hier sind Projekte manchmal so geartet, dass viele Probleme und Fragen erst in der konkreten Umsetzung klar und planbar werden. In kreativen Projekten ist es häufig so, dass die einzelnen Arbeitsschritte erst im Laufe des Projekts entstehen oder sich die Arbeitsplanung im kreativen Prozess ändert.

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Agiles Projektmanagement mit Karten an einer Pinnwand.

Hilfreich bei kreativen oder komplexen Projekten ist das sogenannte “Agile Projektmanagement”, mit dem eine flexiblere Planung von Projekten und langfristigen Aufgaben möglich ist. Die Kernidee des agilen Projektmanagements stammt aus der Softwareentwicklung, in der die Arbeitsprozess bei der große Projekten sehr komplex werden können. Eine vollständige Projektplanung, die am Anfang alle Arbeitsschritte zur Zielerreichung auflistet und organisiert ist deshalb häufig nicht möglich. Die Grundidee der agilen Softwareentwicklung ist es, ohne eine klassische komplette Projektplanung zu arbeiten und sich stattdessen auf die Zwischenschritte und erreichbaren Ziele zu konzentrieren. In der langfristigen Planung werden im agilen Projektmanagement nur die großen Ziele und einige Meilensteine festgehalten, die konkrete Durchfhrungsplanung übernimmt das Team, das an der Entwicklung der Software arbeitet.

Das Manifest der agilen Softwareentwicklung

In einem Manifest der agilen Softwareentwicklung wurden 2001 die Kernprinzipien dieser Art des Projektmanagements festgehalten: 1. Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge. 2. Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation. 3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die ursprünglich formulierten Leistungsbeschreibungen. 4. Eingehen auf Veränderungen ist wichtiger als Festhalten an einem Plan (siehe agilemanifesto).

Es gibt verschiedene Umsetzungen des agilen Projektmanagements. Ich bin vor einigen Wochen bereits auf die Kanban-Methode eingegangen (Trello: Selbstmanagement für Selbständige und kleine Teams), die aus der Autoindustrie stammt. In dieser Projektmanagementmethode plant das Team, das an einem Auto arbeitet die eigenen Arbeitsprozesse und diese werden nicht mehr von einer höhrern Instanz vorgegeben. Ein ähnliches Verfahren ist das sogenannte Scrum, bei dieser Art des agilen Projektmanagements gibt es einen Projektmanager, der die Bedingungen festlegt. Bei einem Produkt heißt das, er legt fest, wie das Produkt aussehen soll, wie eine Software funktionieren soll usw. Das Team, das an der Umsetzung arbeitet, organisiert sich dann selbst. Es definiert Teilziele und versucht diese zu erreichen, der Projektmanager im Scrumprozess hat die Aufgabe, die Umsetzung des Projekts soweit wie möglich zu erleichtern.

 Agiles Selbstmanagement

Für da Selbstmanagement sind die Methoden des agilen Projektmanagements geeignet, um längerfristige Ziele zu erreichen, ohne zuviel Zeit in die Planung zu stecken oder frustriert zu werden, wenn die Umsetzung nicht so funktioniert wie geplant. Wenn es darum geht, Ziele umzusetzen, können Sie aus dem agilen Projektmanagement sich Ziele setzten und dann Teilschritt für Teilschritt abarbeiten, ohne eine allumfassende Planung zu machen, Sie bleiben so an längerfristigen Zielen dran und können jede Woche kleien Fortschritte erzielen.

  1. Was wollen Sie erreichen? Können Sie ihr Ziel möglichst genau beschreiben?       Geben Sie sich ein Ziel! Was wollen Sie erreichen? Das Ziel kann beruflicher oder privater Natur sein, sie wollten es möglichst genau beschreiben. Manchmal hilft es auch sich Ziele zu visualisieren, das kann die Zielerreichung einfacher machen: Stellen Sie sich vor, wie sie einen besseren Job bekommen, oder wie Sie die neue Sprache sprechen, oder wie es sich anfühlt, einen Halbmarathon gelaufen zu sein.
  2. Was können Sie diese Woche erreichen? Nehmen Sie sich ein konkretes, erreichbares Teilziel vor, das Sie in der Woche erreichen können und arbeiten Sie an dem Ziel.
  3. Zeiten für das Projekt freiräumen! Ein sehr wichtiger Punkt, der häufig nicht ausreichend beachtet wird. Sie müsssen sich für ihre Projekte Zeit nehmen. Wenn Ihnen das schwer fällt, oder Sie verschiedene dringliche Projekte haben, ist es hilfreich, sich Zeiten für das Projekt freiräumen im Kalender freizuräumen. Wenn Sie beispielsweise neben der Arbeit ihren Roman schreiben wollen, machen Sie sich festen Schreibzeiten. Entweder an Abenden, oder nehmen Sie sich einen Tag in der Woche, wenn Sie nicht voll arbeiten. Ohne solche festen Zeiten gehen aber viele Projekte einfach unter.
  4. Monatliche Teilziele prüfen und evaluieren! Agiles Projektmanagement kann dazu verleiten, sich Woche für Woche an Nebensächlichkeiten abzuarbeiten. Sie können bei einem komplexen Projekt alle möglichen “notwendigen” Vorfragen klären, ohne wirklich voran zu kommen. Wenn Sie ein Buch schreiben wollen, könnten Sie sich ausgiebig mit dem Markt und ähnlichen Büchern beschäftigen, ohne das Schreiben zu beginnen. Genauso bei einer Existenzgründung: Wenn es nicht drängt können Sie jede Woche Zeit damit verbringen Informationen zur Gründung zusammenzutragen, ohne sie wirklich etwas umzusetzen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich am besten monatliche Teilziele geben und diese auch wirklich erreichen.

Wenn Sie diese Hinweise berücksichtigen, haben Sie ein perfektes Werkzeug, um ihre Projekte tatsächlich Woche für Woche voranzutreiben und umzusetzen.