Konzentation und Fokus sind zentral für effektives Arbeiten. Wenn Sie Ihre Konzentration steigern wollen, bietet das Buch Deep Work von Cal Newport einen guten Überblick, wie Sie konzentrierte Phasen in den Büroalltag integrieren können. Die folgenden vier Strategien sind wesentlich für mehr Erfolg in der digitalen Arbeitswelt.

Cal Newports Buch “Deep Work. Rules for Focused Success in a distracted World” ist ein kleiner Überraschungserfolg in den USA geworden. Newport ist Professor für Computer Science, beschäftigt sich mit dem Thema produktives Arbeiten und bringt eine neue Perspektive in das Thema Zeitmanagement. Aufmerksamkeit und Konzentration sind die wichtigsten Ressourcen für Erfolg im 21. Jahrhundert. Es geht heute beim Zeitmanagement sehr stark darum, wie Sie konzentrierter arbeiten in einer Welt mit vielen Ablenkungen. Diesen Ansatzpunkt beschreibt er mit dem Gegensatz zwischen “Deep Work” und “Shallow Work”. Deep Work ist eine konzentrierte Art des Arbeitens, bei der Sie Ihre kognitiven Fähigkeiten voll einsetzen. Shallow Work dagegen sind unkonzentrierte, kognitiv anspruchslose Tätigkeiten, die häufig zerstreut ausgeführt werden.

Deep Work: Professional activities performed in a state
of distraction-free concentration that push your cognitive
capabilities to their limit. These efforts create new value,
improve your skill, and are hard to replicate.

Im Berufsalltag schwanken wir häufig zwischen diesen Geisteszuständen hin und her und Shallow Work lässt sich natürlich nicht vermeiden. Das ist auch nicht der Punkt, für ein effektives Zeitmanagement geht es heute viel mehr darum, dass Sie gezielt Perioden konzentrierter Arbeit in den Alltag integrieren. Die folgenden vier Strategien können dabei helfen.

1. Konzentration auf das Wesentliche

Konzentration auf das Wesentliche ist zwar inzwischen zu einer Phrase geworden, Cal Newport zeigt mit Deep Work aber eine konkrete Technik zur Umsetzung. Aus dem Management-Bereich ist bekannt, dass Ziele zwar wichtig sind, genauso auch welche Tätigkeiten Sie Ihren Zielen näher bringt. Entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung sind die Lead-Measures, also diejenigen Tätigkeiten, die Sie tatsächlich weiterbringen.

Wenn Sie einen bestimmten Output pro Woche erreichen wollen, also einen Text schreiben oder eine Statistik erstellen müssen, dann konzentrieren Sie sich auf die Tätigkeiten, die Sie wirklich weiterbringen. Das kann eine konzentrierte Stunde Arbeit am Tag an einem Projekt sein, regelmäßiges Lernen, ich arbeite manchmal mit Schreibgewohnheiten. Das gilt auch für den Klassiker der guten Vorsätze im neuen Jahr: Das Abnehmen. Genaue und SMARTe Ziele sind dafür zwar wichtig, entscheidend für Ihren Erfolg ist, dass Sie in diesem Fall Ihren Lebensstil ändern und Sport oder eine andere Ernährung in den Alltag integrieren. Was sind die Tätigkeiten, die Sie Ihren Zielen weiterbringen und wie bringen Sie diese Tätigkeiten in Ihrer Woche unter?

2. Geben Sie jeder Minute einen Job

Der zweite wesentlich Punkt für konzentriertes Arbeiten ist ein präzises Zeitmanagement. Der Slogan lautet hier “Give every minute a job.”, diese Technik wird auch time-boxing genannt. Diese Technik im Zeitmanagement bedeutet, dass Sie jede Minute und Stunde genau planen. Sie erstellen eine sehr genaue Tages- oder Wochenplanung, in der jede Stunde genau bestimmten Aufgaben zuordnen.

Diese detaillierte Planung stößt meistens nicht so sehr auf Gegenliebe. Wenn ich diese Technik vorstelle bekomme ich immer wieder die Frage, ob das nicht einfach eine zu detaillierte Planung ist. Vielleicht darauf zwei Antworten. Erstens: Time-boxing ist eine Technik, das heißt, im konkreten Anwendungsfall muss sie angepasst werden. Wenn Sie viele Unterbrechungen, Kundenkontakt oder ähnliches haben, macht eine detaillierte Zeitplanung keinen Sinn – zumindest nicht in bestimmten Zeiten. Zum zweiten Einwand: Time-boxing muss keine Überplanung sein, gerade bei größeren Projekten ist eine detaillierte Planung tatsächlich sinnvoll. Sie vermeiden unnötige Entscheidungen am Tag, Sie sind konkreter bei den anstehenden Aufgaben und können viel einfacher verschiedene Tätigkeiten koordinieren und voranbringen.

Nach meiner Erfahrung ist time-boxing tatsächlich bei umfangreicheren Projekten sinnvoll. Ich selbst setze die Technik nicht immer ein, für mich ist diese Zeitmanagement-Technik besonders dann sinnvoll, wenn ich viele Projekt vorantreibe. Versuchen Sie einmal ein oder zwei Wochen mit einem detaillierten Zeitplan zu arbeiten und prüfen Sie, welche Auswirkung die Planung auf Ihre Produktivität hat.

3. Ablenkungen minimieren

Ablenkungen sind heute ein sehr großer Produktivitätskiller. Um in Phasen konzentrierter Arbeit zu kommen geht es auch darum, Ablenkungen zu minimieren. Cal Newport ist zum Beispiel sehr kritisch gegenüber Social Media und rät dazu die digitale Kommunikation auf Mails zu beschränken. Das ist sicher ein radikaler Vorschlag, der nicht für alle funktioniert, aber Ablenkungen sollten in den konzentrierten Arbeitsphasen möglichst minimiert werden.

Ablenkungen können sehr unterschiedlich sein. Das sind vielleicht die Kollegen, die mit Fragen hereinplatzen. Es kann eine mangelhafte Struktur zu Ablenkungen führen, Springen zwischen verschiedenen Aufgaben oder ein unzureichendes E-Mail Management. All das sind typische Quellen der Ablenkung. Wenn Sie fokussierter arbeiten wollen, ist es hilfreich, Zeiten mit voller Konzentration zu etablieren und mit einem besseren Zeitmanagement (s.o.) sich Zeiten für fokussierte Arbeit zu schaffen. Bei Ablenkungen müssen Sie im Alltag häufig Kompromisse eingehen, es ist aber schon hilfreich, wenn Sie es schaffen, in der Woche einige Stunden konzentriert und ohne Ablenkungen arbeiten.

4. Trainieren Sie Ihre Konzentration

Der letzten Punkt hat mit Konzentrationsfähigkeit generell zu tun. Wenn Sie besser in der Lage sind, sich zu konzentrieren, dann können Sie auch fokussierter arbeiten und werden Ihre Aufmerksamkeit auch einfacher stabilisieren können. Die Fähigkeit zur Konzentration lässt sich trainieren. Meditationstechniken sind in den letzten Jahren auch als Training von Konzentration und Aufmerksamkeit bekannter geworden. Es gibt neben Meditation eine ganze Reihe verschiedener Konzentrationstechniken, eine sehr einfache Technik ist Pomodoro, bei der Sie fokussiert in kleinen Zeitintervallen arbeiten.

Cal Newport schlägt noch eine weitere Technik vor, die er productivity meditation nennt. Diese Technik funktioniert ähnlich wie Achtsamkeitsmeditation. Während Sie bei Achtsamkeit Ihre Aufmerksamkeit immer wieder auf den Atem oder auf Körperempfindungen zurücklenken, gehen Sie bei der Produktivitätsmeditation immer wieder auf ein Problem zurück. Sie lernen dadurch, ein Problem wirklich zu durchdenken und gehen mögliche Lösung immer wieder im Geist durch. Das ist eine Technik, die sich für größere Probleme und Anliegen eignet. Alles Techniken haben gemeinsam, dass Konzentration eine Fähigkeit ist, die sich kultivieren und ausbauen lässt. Nehmen Sie sich Zeit dafür, Ihre Konzentrationsfähigkeit auszubauen!

Fokus und Konzentration sind wesentlich für den Erfolg im 21. Jahrhundert, Cal Newport zeigt in seinem lesenswerten Buch, wie Sie Ihre Aufmerksamkeit besser lenken und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.