Jeden Tag gibt es viele kleine digitale Jobs, die zu erledigen sind. Die Automatisierung von Aufgaben ist heute mit verschiedenen Tools möglich. Mit einer sinnvollen Einsatz von Automatisierungen können Sie Viel nebenbei erledigen und gewinnen so Zeit für die wichtigen Projekte.

Ich konnte mit Automatisierungen lange Zeit nichts anfangen, da viele Anwendungen auf den ersten Blick wie eine Spielerei wirkten. Wenn Sie beispielsweise automatisch das W-Lan auf Ihrem Smartphone aktivieren oder deaktivieren, ist das ganz nett, aber keine grundlegende Verbesserung der Produktivität. Im Zuge meiner Selbständigkeit habe ich meine ganze Organisation immer systematischer digitalisiert. Heute ist die Automatisierung von Aufgaben für mich nicht mehr wegzudenken, und mit helfen Automatisierungstools dabei, Routineaufgaben einfacher zu erledigen.

1. Zapier

Die Grundlage von Automatisierungen sind Verknüpfungen von Ereignissen mit bestimmten Aktionen. Wenn Sie etwa eine Mail von einem bestimmten Absender bekommen, können Sie die Mail automatisch archivieren oder weiterleiten. Zapier ist ein mächtiger Dienst, mit dem Sie verschiedene Aufgaben miteinander verknüpfen können.

Sie definieren zunächst einen Auslöser und dann eine bestimmte digitale Reaktion. So können Sie etwa alle Mails oder Artikel in einem RSS-Reader, die Sie mit einem Stern markieren, in Evernote oder OneNote speichern. Mit einem zeitlichen Auslöser können Sie zu einer bestimmten Zeit eine Nachricht senden. Genauso lassen sich Inhalte automatisch auf Social Media Plattformen teilen. Um diese Verknüpfungen zu leisten, greift Zapier auf verschiedene andere Dienste zu. Das heißt, Sie können mit dem Tool nur die Dienste Nutzen, mit denen sich Zapier auch verbinden lässt.

Zapier bietet eine sehr große Auswahl von unterstützen Diensten, nach eigenen Angaben sind es mehr als 1000 verschiedene Dienste. Die großen und bekannten digitalen Dienstleister sind hier natürlich dabei, Google, GMail, die großen Social Media Plattformen. Zapier lässt sich aber mit RSS-Readern und unbekanntere Office Lösungen wie Zoho verbinden. Genauso kann Zapier mit Office 365 auch auf Standardanwendungen von Windows wie MS-Office oder Excel zugreifen.

Das Tool bietet sich an, wenn Sie viele digitale Routineaufgaben erledigen müssen. Hochladen von Daten, Mails versenden oder Informationen managen lässt sich einfach erledigen. Sie können auch Dateien automatisch speichern oder Inhalte auf verschiedenen Social-Media Plattformen verbreiten.

2. IFTTT

IFTTT (“If This Than That”)hat einen ganz ähnlichen Ansatz wie Zapier. Auch mit diesem Dienst verknüpfen Sie Ereignisse und verschiedene Tools zu kleinen Wenn-Dann Schleifen. IFTTT ist etwas grafischer aufgebaut als Zepier, die Automatisierung von Aufgaben wird mit großen bunten Blöcken dargestellt.

Der Dienst bietet eine recht große Auswahl von Apps, die Anwendung bindet stärker noch die Themen Smart Home und Mobilität mit ein. Sie können beispielsweise mit dem Tool und einem vernetzten Haus zu verschiedenen Zeiten heizen lassen. Oder wenn Sie ein digital vernetztes Auto fahren, können Sie Ihre Termine automatisch übertragen oder den Parkort automatisch speichern.

Insgesamt macht der Dienst einen sehr guten Eindruck. Der Schwerpunkt der Anwendung liegt dabei stärker bei der Automatisierung von Alltagsaufgaben.

3. Microsoft Flow

MS Flow ist eine neue Automatisierungslösung von Microsoft. Deshalb ist der große Vorteil von MS-Flow ist, dass der Dienst vollständig unter Windows läuft. Sie können mit Ihm ohne Probleme auf die gängigen Office Anwendungen zugreifen.

MS-Flow bietet natürlich vor allem Automatisierungen für Windows. Sie können etwa automatisch auf Mails in Outlook reagieren. Oder sie versenden Mails automatisch zu einem bestimmten Termin. MS Flow ist stark auf Büroanwendungen fokussiert, auf Nextiteration finden Sie eine kurze Beschreibung der Funktionen. MS Flow erlaubt auch die Einbindung externen Programme. Sie können etwa für das E-Mail Management automatisch Aufgaben in Todoist erstellen. Die Auswahl von externen Programmen scheint etwas kleiner zu sein, als bei den rein cloudbasierten Diensten. Die großen Namen sind hier aber auch dabei, cloudbasiertes Projektmanagement und Kalenderdienste werden von MS Flow abgedeckt.

Falls Sie in erster Linie die Büroprogramme von Microsoft nutzen und typische Bürotätigkeiten automatisieren möchten, ist MS-Flow ein mächtiges Tools für die Automatisierung von Aufgaben. Der Dienst wird noch weiter ausgebaut, ich empfand jetzt schon die Möglichkeiten, klassische Bürotätigkeiten automatisch zu erledigen sehr überzeugend.

4. Integromat

Integromat ist ein weiteres Tool für Automatisierung von Aufgaben, das sehr stark visuell orientiert ist. Sie können auch hier verschiedene Apps miteinander verbinden, eine große Stärke liegt darin, verschiedene Ergebnisse bei einem Ereignis zu definieren. Sie können beispielsweise verschiedene Folgen aus ein und demselben Trigger ableiten und von Integromat ausführen lassen. Wenn Sie automatisch bestimmte Inhalte auf eine Social Media Seite posten, dann lassen sich diese Inhalte mit einer Verknüpfung etwa automatisch weiterleiten und archivieren.

Integromat unterstützt die Verschachtelung von Aufgaben, Sie können mit dem Tool ganze Kaskaden von Aufgaben zusammenschalten. Ein Beispiel könnte so aussehen, dass Sie bei einem neuen Kontakt die Daten automatisch in eine Google-Tabelle einfügen, eine automatisierte Mail senden und eine Aufgabe zur Pflege des Kontakts definieren. Damit lassen sich Aufgaben wie eine Mindmap zusammenstellen.

Auch Integromat deckt einen große Auswahl von Apps ab, Sie können auch auf die Programme von Office 365 zugreifen. Sie finden auf der Seite des Tools zur Automatisierung von Aufgaben eine übersichtliche Zusammenstellung verschiedener Anwendungen, die die Einarbeitung erleichtern.

Fazit

Auf den ersten Blick wirkt das Thema etwas speziell oder wir eine Spielerei. Wenn Sie viele Aufgabe digital erledigen, wie Dokumente herunterladen, Standardmails versenden, Social Media Kanäle pflegen oder Kontakte pflegen wollen, dann sind Automatisierungen sinnvoll. Vor allem für kleine Unternehmen oder Selbständige sind Automatisierungen wichtig, um mehr Zeit für die wesentlichen Projekte zu haben.