Customer Relationship Management klingt nach großen Konzernen mit Verkaufsabteilungen. CRM für Selbständige ist dagegen zu viel Komplexität für eine einen Einzelunternehmer. Ein professionelles CRM für Selbständige lohnt sich tatsächlich, welche Lösungen kommen aber für kleine Unternehmen in Frage?

Ein professionelles Customer Relationship Management ist für große Unternehmen Standard, ein CRM für Selbständige erschien mir lange Zeit als übertrieben. Zum einen ist die Preisgestaltung vieler CRM Systeme auf größere Unternehmen ausgerichtet und zum zweitens erschien mit ein CRM für selbständige einfach zu komplex. Warum sich in eine komplizierte Software einfinden, wenn sich Kundenbeziehungen nicht auch mit anderer Projektmanagement-Programmen organisieren lassen, wie mit Trello oder Asana.

Inzwischen denke ich ein wenig anders, gerade für Selbständige kann ein CRM wirklich einen Mehrwert bringen oder einen entscheidenden Unterschied ausmachen. Die typische Herausforderung für viele Selbständige sind viele verschiedene Aufgaben, die parallel erledigt werden müssen. Sie machen Produktentwicklung, Marketing, Verkauf, Netzwerken und dazu kommt noch die ganze administrative Seite einer Selbständigkeit. Buchhaltung und Steuer, Businessplanung und Entwicklung – hab ich was vergessen? Alles muss größtenteils von einer Person erledigt werden und die Herausforderung liegt darin, diese verschiedenen Tätigkeiten zu koordinieren.

Sie müssen also sehr effizient und effektiv arbeiten und das ist heute ohne professionelle Software unmöglich. Warum ist also ein CRM für Selbständige? Verkaufen und die Pflege von Kundenbeziehungen ist die wichtigste Tätigkeit einer Selbständigkeit und jedes Geschäftes. Sie müssen regelmäßig mit neuen Kunden in Kontakt treten und bestehende Kundenbeziehungen pflegen. Für mich besteht das Problem darin, wie ich den Verkauf und die Pflege von Kundenbeziehungen stetiger gestalten kann. Irgendwie funktionierte das schon, aber es kann deutlich professioneller ablaufen. Vor allem ist es für mich wichtig, Akquise und Kundenpflege übersichtlicher zu gestalten und regelmäßiger aktiv zu werden. Und hier bietet ein CRM viele Funktionen, die ein klassischen Projektmanagement-Tool eben nicht abdeckt.

Die Odyssee im Meer des CRM

Meine erste Suche nach einem geeigneten Tool wurde schnell zu einer kleinen Odyssee. Der Markt für CRM ist extrem fragmentiert. Es gibt sehr viele Dienste, mit denen Sie Ihr CRM gestalten, die jeweils einen sehr unterschiedlichen Kundenstamm zu haben scheinen. Einen ganz guten Überblick findenSie auf den Seiten von Trusted. Ich fand es sehr schwierig, bei den vielen kleinen Unterschieden einzelner Lösungen eine Entscheidung zu treffen. In den letzten Wochen waren meine Kinder häufiger krank, ich nutze die Zeit zu Hause für erste Recherchen und Test von CRM Software.

Ich hatte auch häufig den Eindruck, dass viele CRM für konkrete Anwendungszwecke gedacht sind, für die Sie Funktionalitäten bieten. Inzwischen habe ich eine Entscheidung getroffen, ich nutze für das CRM Bitrix24. Mein erster Eindruck und meine Auswahl bei einem CRM für Selbständige bleibt aber ein gutes Stück subjektiv. Ich habe schlicht nicht den kompletten Überblick, um genau sagen zu können, welches Lösung für Selbständige am besten geeignet ist. Die folgenden Programme waren in der engeren Auswahl.

Zoho-CRM. Zoho ist eine Office Suite, die in Konkurrenz zu Google Docs steht. Zoho bietet auch ein ausgefeiltes CRM zu einem überschaubaren Preis. Das CRM bietet alle grundlegenden Funktionen und Zoho bietet viele Schnittstellen zu anderen Programmen und Diensten.

1CRM. 1CRM ist eine Open Source Lösung, die es in einer kostenlosen Variante gibt. Das Programm hat eine große Funktionsvielfalt und lässt sich individuell anpassen, die Oberfläche ist inzwischen etwas veraltet.

WeClapp. Das CRM wurde in Marburg entwickelt. WeClapp bietet eine CRM Lösung in Kombination mit einer ERP-Lösung an. Das Unternehmen richtet sich an Selbständige und Kleinunternehmen. Zum Kundenkreis gehören Unternehmen, die im Handel oder produzierend tätig sind.

Bitrix24. Bitrix24 ist ein CRM mit integriertem Projektmanagement. Der Dienst bietet eine Komplettlösung für kleine Teams an: CRM, Projektmanagement, Terminverwaltung und Kommunikation lässt sich mit Bitrix unter einem Dach organisieren.

Die Entscheidung für Bitrix24 war am Ende sehr knapp. Die anderen Dienste, die in der engeren Auswahl waren, eignen sich meiner Ansicht nach auch sehr gut für ein CRM für Selbständige. Bei Britrix24 spielte für mich auch das Handling und das Design eine gewisse Rolle. Ich empfinde die Oberfläche als sehr ansprechend und die einzelnen Funktionen sind gut organisiert und optisch übersichtlich angeordnet. Für was lässt sich ein CRM konkret nutzen?

1. Pflege von Bestandskunden

Alle CRM bieten eine grundlegende Kundenverwaltung. Sie können Kundeninformationen hinterlegen, es lassen sich E-Mailkonten und Telefonnummern einbinden. Sie sehen dann auf der Kundenseite alle letzten Aktivitäten im Überblick. So lassen sich etwa bei Bitrix24 E-Mails und Anrufe dokumentiert, Sie können Kommentare hinterlegen und die nächsten Aufgaben und Telefonate planen. Diese Funktionalitäten bieten in ähnlicher Form auch alle andere CRM.

Für mich wird dadurch die Kundenpflege sehr viel unkomplizierter und übersichtlicher. Ich habe viele Bestandskunden, die regelmäßig Angebote von mir bekommen und mit denen ich viele Aufträge individuell erstelle. Ich sehe mit Bitrix24 sehr viel besser, was konkret mit meinen Kunden in den letzten Monaten geschehen ist und welche Aktionen anstehen.

Auch die klassischen Aktionen der Kundenpflege wie das Versenden von Weihnachtsgrüßen oder der Hinweis auf neue Produkte lässt sich mit einem CRM viel besser koordinieren. Für mich bietet Birtrix24 vor allem viele Vorteile bei der individuellen Kundenpflege, ich habe an einer Stelle den Überblick über individuelle Anfragen, Wünsche und Anpassungen zu meinen Angeboten.

2. Kundenakquise Arbeiten mit Leads

Einen entscheidenderen Vorteil eines CRM für Selbständige ist die Kundenakquise. Wenn Sie Neukunden gewinnen wollen, müssen Sie Interessenten ansprechen. Das geht entweder klassisch per Telefon, persönlich oder mit E-Mail Marketing und Landig-Pages. Ab einer gewissen Menge an Leads wird dieser ganze Prozess sehr unübersichtlich. Was muss geschehen? Welche Aktionen müssen Sie planen und welche Angebote funktionieren wie gut.

Moderne E-Mail Marketing bietet heute auch viele Funktionen für die Nachverfolgung bei der Kundenakquise. Ein CRM für Selbständige hat den Vorteil, dass Sie verschiedene Akquisewege verfolgen und dokumentieren können. Ich vertreibe aktuell ein Blended Learning Produkt, bei dem ich mit dem Institut for Microtraining kooperiere. Der Vertrieb funktioniert in erster Linie über persönliche Ansprachen auf Xing oder über die Webseite von Zielkunden. Dieser Prozess lässt sich mit Bitrix24 gut planen und dokumentieren.

Sie könne mit den meisten CRM Systeme auch digitales Marketing unterstützen. Bitrix bietet Schnittstellen zu MailChimp oder Clever Reach. Interessenten können über eine Landig Page automatisch im CRM gespeichert werden. Mit Bitrix können Sie direkt Landig Pages erstellen, die Sie auf Ihrer Webseite teilen.

3. Gestaltung von Verkaufsprozessen

Last but not Least werden mit einem CRM die Verkaufsprozesse viel übersichtlicher. Sie können in BItrix24 eine Sales-Pipeline anlegen, die typische Stufen im Verkauf abbildet. Bei mir ist das etwa Kontaktherstellung – Informationen austauschen – Telefonat – Verhandlung und Abschluss. Das sind die typischen Stufen, die bei mir vorkommen. Sie können nun alle aktuellen Aufträge in dieser Pipeline verorten und das bringt eine enorme Arbeitserleichterung mit sich. Ich habe häufig verschieden Angebote offen, wenn ich dann unterwegs bin und erst nach ein paar Tagen wieder zu den Aufgaben zurückkomme, wird es manchmal schwierig, die Aufgaben wieder aufzunehmen. Mit der Auftragsakte und dem Kundenprofil sehe ich konkret, was die nächsten Schritte sind und welche Mails und Telefonate ausgetauscht wurden.

Mit einem CRM für Selbständige können Sie auch verschiedene Verkaufsprozesse abbilden. Wenn Sie E-Mail Marketing betrieben und gleichzeitig eher klassisch per Telefon Akquise machen. Eine Verkaufspipeline ist für mich schon eine sehr große Hilfe, da ich dadurch meine Aktivitäten im Verkauf zielführender ausrichte und mir darüber Gedanken mache, wie ich diesen Prozess strukturiere und aufbaue.

Ein CRM für Selbständige bietet die Möglichkeit, den ganzen Bereich der Kundenpflege und des Verkaufs professionell zu gestalten. Sie brauchen für eine gut funktionierende Lösung nicht tief in die Tasche greifen, sondern es gibt viele Dienste, die auch für kleine Unternehmen gedacht sind. Für ein vollständiges Fazit ist es noch zu früh, ich bin aber gerade in einem Verkaufsprozess und nutze jetzt Bitrix24 neu dafür. Der ganze Ablauf ist tatsächlich viel übersichtlicher geworden. Allein die Gestaltung einer Verkaufspipeline und die übersichtliche Arbeit mit Leads hat meinen Output enorm gesteigert. Ich habe auch einen besseren Überblick zu meinen Bestandskunden, die in regelmäßigen Abständen Angebote erhalten. Insgesamt bin ich sehr positiv überrascht, ein CRM ist nicht nur etwas für große Unternehmen, sondern rentiert sich auch für Selbständige.