Zeitmanagement wirkt auf den ersten Blick recht einfach. Sie versuchen die verfügbare Zeit besser zu nutzen, indem Sie planerisch vorgehen und existierende Zeitfresser möglichst eliminieren. Bei der Umsetzung gibt es aber einige klassische Fehler, die das Zeitmanagement stark erschweren.

1. Zeitmanagement ohne Planung

Zeitmanagement oder Flexibilität, das ist ein Widerspruch in dem viele Menschen stecken bleiben. Und das gilt vor allem für die Planung. Zeitmanagement wirkt sehr streng, Sie gehen systematischer an Ihren Tag heran, planen Zeiten und versuchen, Ihre Zeit sinnvoller zu nutzen. Das geht zulasten der Flexibilität und deshalb entscheiden sich viele Menschen, auf Planung zu verzichten. Warum auch planen, wenn nicht klar ist, wie der Tag aussieht? Vielleicht ist nicht einfach Flexibilität wichtiger? Wenn Sie Zeitmanagement ohne Planung machen, dann legen Sie sich keinen Zeitplan vor, sondern erledigen die Aufgaben, die so anstehen.

Diese Idee ist aber häufig ein Fehlschluss. Ohne Planung werden Sie zwar durch den Tag kommen, wenn Sie aber effizient arbeiten möchten, kommen Sie um Planung nicht herum. Das liegt daran, dass Planung Ihnen dabei hilft, weniger Entscheidungen treffen zu müssen. Denn jede Entscheidung, die Sie treffen, braucht Energie und wiederum Zeit. Das ist zwar nur ein kleiner Faktor, führt aber aus zwei Gründen dazu, dass Sie weniger effektiv arbeiten.

Zum einen mindert Planung im Zeitmanagement die sogenannte Entscheidungs-Erschöpfung. Es ist inzwischen bekannt, dass wir jeden Tag viele Entscheidungen treffen und diese dazu führen, dass man stärker erschöpft. Dieses Phänomen ist unter dem Begriff decision fatigue bekannt geworden. Je weniger Sie am Tag entscheiden müssen, desto weniger erschöpft sind Sie. Und eine Zeitplanung hilft dabei, weniger Entscheidungen zu treffen.

Zum zweiten unterstützt eine verbindliche Planung die Durchsetzung und Umsetzung. Sie bekommen tatsächlich alle wichtigen Aufgaben dann erledigt, wenn Sie sich dieses konkret vornehmen. Das ist wichtig und eine Beobachtung von mir. Wenn ich keine Planung habe, tendiere ich mehr dazu nur die “netten” Aufgaben zu erledigen. Planung ist also zentral im Zeitmanagement. Wie Sie eine flexible Planung umsetzen, erfahren Sie in meinen Seminaren.

2. Die Prognose-Einstellung

Eine Einstellung, auf die ich häufig in meinen Seminaren treffe, ist die, von mir so bezeichnete, Prognose-Einstellung. Menschen mit dieser Einstellung haben einen extrem exakten Anspruch an das Zeitmanagement. Nach dem Motto, wenn ich schon eine Planung mache, dann muss die auch funktionieren! Nun haben Sie sicher schon die Erfahrung gemacht, dass eine Planung im Zeitmanagement manchmal einfach nicht funktioniert. Es kommt entweder etwas dazwischen oder manchmal dauern Aufgaben länger als gedacht. Ich habe in den letzten Wochen den Relaunch der Webseite gestemmt und weiß, wovon ich rede.

Der Fehler liegt nun darin, aufgrund einer solchen Erfahrung lieber auf Zeitmanagement zu verzichten (s. Punkt 1) oder frustriert zu sein. Es hat ja mal wieder nicht geklappt. Ich halte eine andere Einstellung, man könnte sie die Strategie-Einstellung nennen, für angebrachter im Zeitmanagement. Zeitmanagement ist eher eine Strategie, als eine exakte Prognose. Sie möchten mit einer Zeitplanung bewusster entscheiden, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Es geht nicht darum, dass Sie exakt vorhersagen, wie Ihre Woche abläuft – das ist auch gar nicht möglich. Zeitmanagement ist eher eine Herangehensweise an Ihre Zeit, als eine Prognose. Umplanungen sind recht normal, wenn Sie nicht in einer Schreibklausur sind!

Eine sinnvolle Einstellung zum Zeitmanagement geht davon aus, dass Sie nicht alles schaffen, was Sie sich vornehmen. Sie nimmt Umplanungen als normal und typisch zur Kenntnis und konzentriert sich darauf, die Herangehensweise an die verfügbare Zeit zu verbessern.

3. Zwischenzeiten nicht nutzen

Der dritte Fehler ist die unzureichende Nutzung von Zwischenzeiten. Das sind Zeiten zwischen Terminen oder größeren Arbeitsblöcken. Häufig werden diese Zeiten für Übergänge genutzt oder verfallen einfach. Für effizientes Arbeiten ist es wichtig, diese kürzeren Abschnitte zu nutzen. Zwischenzeiten eignen sich hervorragend für Standardaufgaben. Sie können etwa Mails erledigen oder Ablage machen oder ähnliches.

In Zwischenzeiten können Sie aber auch an größeren Projekten arbeiten. Das funktioniert dann sehr gut, wenn Sie sich eine spezifische Aufgabe zurechtlegen, die Sie in Zwischenzeiten erledigen können. Ich habe mit etwa bei meinem letzten Buchprojekt eine bestimmte Wortzahl als tägliche Ziel gegeben. Ich wollte jeden Tag 50 Wörter an dem Buch schreiben. Das lässt sich auch gut in Zwischenzeiten erledigen und bringt ein Projekt tatsächlich stark voran.

4. Zeitmanagement gegen den Biorhythmus

Der letzte Fehler ist die Arbeit gegen den Biorhythmus. Sie werden am Tag unterschiedlich viel Energie haben. Diese Schwankungen sind recht normal. Sie kennen sicher das Schnitzel- oder Suppenkoma. Die bleierne Zeit rund um die Mittagspause, während Sie verdauen. Der Biorhythmus ist bei verschiedenen Personen unterschiedlich stark ausgeprägt. Typischerweise haben viele Menschen am Morgen viel Energie. Diese Kurve bekommt in der Mittagszeit eine starke Delle und am Nachmittag ist wieder mehr Energie da.

In der Planung ist es wichtig, die richtigen Aufgaben für Ihren Biorhythmus zu finden. Wenn Sie anspruchsvolle Aufgaben in der Mittagszeit oder am Abend planen, werden Sie nicht weiterkommen. Wenn Sie Nachtarbeiten müssen, ist es sinnvoll sich zu überlegen, was Sie konkret am Abend machen können. Für mich ist der Abend perfekt für Routineaufgaben wie Ablage oder Buchhaltung, die nicht viel Konzentration benötigen. Ich nutze damit meinen Biorhythmus aus, indem ich die Abendstunden für einfache Aufgaben reserviere. Komplexere Aufgaben, wie Schreiben oder Konzepte erstellen, lege ich dagegen lieber in die Zeiten, in denen ich viel Energie habe. Das wäre in meinem Fall der Morgen oder der frühe Nachmittag.

Arbeiten gegen den Biorhythmus ist ein klassischer Fall von schlechtem Zeitmanagement. Versuchen Sie Ihr persönliches Energielevel zu berücksichtigen und nutzen Sie Zeiten mit wenig Energie aus, um einfach Routineaufgaben zu erledigen.