Für Selbständige ist eine effiziente Organisation und Nutzung der Zeit wesentlich. Eine gute digitale Organisation kann darüber entscheiden, ob Sei erfolgreich sind oder nicht. Einige Prinzipien der digitalen Organisation gelten für alle Selbständigen.

Ohne digitale Tools kommt heute selbstverständlich niemand mehr aus. Für Selbständige gilt das noch viel mehr, da Sie als eigener Chef sich vollständig selbst organisieren müssen. Damit beginnt aber schnell das Problem. Wie soll man sich denn digital organisieren? Wie können Sie vorgehen, um Ihre digitale Organisation optimaler zu gestalten.

Das ist keine triviale Frage. Denn eine optimale Organisation ist bares Geld wert. Als Selbständiger hängt ihr Umsatz extrem davon ab, dass Sie das tun, was Ihnen Umsätze bringt. Das kann je nach Selbständigkeit unterschiedliche aussehen. Kundenakquise oder Kundenpflege gehört immer dazu, aber auch eine Präsenz in sozialen Netzwerk oder die Entwicklung neuer Produkte. Wenn Sie keine gute Organisation haben, werden einfach die ganzen sonstigen Tätigkeiten, die für eine Selbständigkeit notwendig sind, zu viel Zeit einnehmen. Und das sind viele Aufgaben. Eine gute digitale Organisation bringt Sie dazu, das zu tun, was wirklich wichtig ist. Wenn das nicht der Fall ist, ist es auch keine gute Organisation.

Ich sehe das manchmal, wenn Kunden mit irgendwelchen liebgewonnen Programmen herumfrickeln, um eine Aufgabe zu erledigen. Häufig liegt es daran, dass es das falsche Programm für den Job ist. Ja, Sie können Excel für Ihre Aufgabenverwaltung oder das Projektmanagement nutzen. Aber häufig kommt dabei eine wenig praktikable Lösung heraus. Excel lässt sich schwierig mit einem Kalender zu verknüpfen und ist umständlich, wenn es mobil genutzt werden sollte. Alles irgendwie machbar – keine Frage. Aber einfach und unkompliziert ist es nicht. Wenn Sie feststellen, dass Sie lange überlegen müssen, wie Sie ein Programm für einen bestimmten Zweck nutzen, ist es häufig besser ein anderes Programm einzusetzen.

Eine systematische digitale Umsetzung

Eine systematische Digitalisierung ist als erstes wichtig. Das heißt, man sollte möglichst alles digitalisieren, was sich digitalisieren lässt. Ein großes Problem sind häufige Medienbrüche und kleine Verzögerungen, die auftreten, weil Sie eine Information nicht in einem digitalen Medium haben. Sie können alles durchsuchen, einfach kategorisieren oder wiederfinden, wenn Sie Ihre Organisation systematisch digitalisieren.

Dieser Punkt ist mir richtig aufgegangen, als ich meine Buchhaltung und mein Rechnungswesen systematisiert und digitalisiert habe. Ich hatte längere Zeit eine Mischung aus Papierbelegen und Excellisten. Das hat funktioniert, aber war wahnsinnig aufwendig. Mit einer digitalen Buchhaltung haben Sie das Rechnungswesen, Umsätze und Belege sehr unkompliziert unter einem Dach und einer systematischen Oberfläche. Ich benutze seit 2017 Lexoffice und das Programm hat die Zeit für meine Buchhaltung gut halbiert – bei steigenden Aufträgen.

Eine systematische digitale Organisation versucht alle relevanten Bereich möglichst nahtlos zu digitalisieren. Für alle Themen und Aufgaben, sie Sie täglich erledigen müssen, sollte es idealerweise eine einfach digitale Lösung geben. Das geht von Buchhaltung über Kundenakquise, Dokumentation bis zur Projektplanung oder zum Marketing. Diese Lösungen sollten idealerweise ineinandergreifen oder einfach zu bedienen sein.

Abbilden von Workflows

Zweitens sollte eine digitale Organisation ihre Workflows abbilden. Was bedeutet das? Ein Workflow ist eine standardisierte Abfolge von Tätigkeiten, die Sie als Selbständiger machen. Digitale Tools sollten so gewählt sein, dass Sie Workflows abbilden. Das manchen manche Programme qua Spezialisierung bereits – wie z.B. digitale Buchhaltung oder E-Mail Marketing Programme. Bei anderen Standardabfolgen müssen Sie eine digitale Lösung etwas gestalten.

Ein Beispiel. Ich halte viele Seminare, die ich auch standardmäßig dokumentiere. Ich habe lange Zeit die Vorbereitung der Seminare in Word gemacht und hatten dann Listen mit Abläufen. Daneben gab es meine Fotos und meine Präsentationen. Mein Workflow sieht ungefähr so aus: Ideensammlung, Vorbereitung, Präsentation, Dokumentation und Nachbereitung. Diese einzelnen Schritte waren auf verschiedene Programme und Dateien verstreut. Ich mache nun Sammlung und Vorbereitung und Dokumentation komplett in OneNote, was sich als extrem zeiteffizient herausstellte.

OneNote ist wie Evernote ein digitales Notizbuch. Mit beiden Programmen können Sie digitale Notizen ablegen. Die große Stärke liegt darin, dass Sie verschiedene Funktionen kombinieren. Sie können Notizen Fotos, Webseiten an einem Platz zusammen halten. Dadurch werden die Standardaufgaben zur Abwicklung meiner Seminare sehr viel effizienter machbar. Ich kann beispielsweise mit einem Mausklick aus der Fotodokumentation ein PDF machen. Bei mehreren Seminaren, die gleichzeitig laufen habe ich den Ablauf und die Vorbereitung unkompliziert an einer Stelle zusammen.

Mobile First

Eine Voraussetzung für ein gutes Tool ist meiner Ansicht nach die mobile Nutzung. Auch wenn Sie überwiegend an einem Ort arbeiten und mit einem Laptop, bietet ein digitales Tool einen wesentlichen Mehrwert. Sie können mit einem mobilen Tool. Zum einen können Sie das Programm natürlich einfach unterwegs benutzen. Das ist extrem praktisch für Planung, Zeitmanagement aber auch bei digitalen Notizen. Sie möchten vielleicht auch unterwegs einfach eine Idee festhalten und das sollte möglichst unkompliziert mit dem Smartphone gehen.

Aber auch das Thema Benutzerfreundlichkeit ist meiner Erfahrung nach bei mobilen Tools höher ausgeprägt. Auch dieser Aspekt ist wichtiger als manchmal gedacht. Die Hürden für die Benutzung sind bei mobilen Diensten geringer und das ist wesentlich für die Umsetzung einer digitalen Organisation. Programme die Sie gerne und auch nebenher benutzen werden einfacher adaptiert, als Programme, die umständlich in der Bedienung sind. Ich denke, das ist auch der Grund für die Popularität von Messengerdiensten oder Slack für die Unternehmenskommunikation. Auch wenn die Funktionen ähnlich wie die klassische Mail sind, liegen doch Welten zwischen einem E-Mail-Programm und einem Programm wie Slack.

Die Macht der Cloud nutzen

Eine gute digitale Organisation sollte möglichst cloudbasiert sein. Auch das ist wichtig für eine möglichst reibungslose Umsetzung. Die Informationen sollten auf allen Geräten abrufbar sein und Sie sollten wenig Zeit für ein Backup brauchen. Ich hatte lange Zeit verschiedene Backup-Dienste genutzt, aber wozu eigentlich?

Dateien können Sie entweder auf der Cloud der großen Anbieter Microsoft und Apple ablegen. Wenn Sie Datenschutzbedenken haben, gibt es auch europäische Anbieter, die Ihre Daten auf europäischen Servern speichern. Dasselbe gilt für Kalender, Organisationstools und Dokumentation. Auch das ist heute einfacher mit einer Cloud zu lösen. Sie speichern dann alle Daten direkt im Netz ab und müssen nicht mehr mühsam alle Daten mit einem Backup sichern.

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