Organisiert bleiben mit OneNote

Organisiert bleiben mit OneNote

OneNote gilt als das am meisten unterschätzte Programm von Microsoft. Auf den ersten Blick sieht es wie ein einfaches digitales Notizbuch aus, dessen Anwendung sich nicht gleich erschließt. OneNote bringt aber viele Funktionen mit, die Ihnen dabei helfen organisiert zu bleiben.

Mein erster Eindruck von OneNote war tatsächlich eher negativ. Na schön, dachte ich mir, jetzt hat eben Microsoft auch digitales Notizbuch. Das bringt vielleicht ein paar Verbesserungen bei der Integration in die Microsoft-Welt mit sich, aber eigentlich ist das doch überflüssig. Mit Evernote gibt es schon ein ausgereiftes Produkt und weitere Anbieter, die ähnliche Funktionalitäten bieten. Ich habe das Programm getestet und inzwischen bin ich viel positiver eingestellt. OneNote bietet viele Funktionalitäten, die ein übersichtliches digitales Notizbuch heute braucht und hilft dabei, organisiert zu bleiben.

Die Grundlagen

Die Grundlagen erschließen sich recht schnell. Wenn Sie OneNote öffnen, können Sie Notizbücher anlegen. Diese Notizbücher werden in der Übersicht auf der linken Seite des Programms dargestellt. Sie können Zwischenabschnitte einfügen. Das ist ein kleines Feature, das ich recht praktisch finde. Gerade Evernote wird nach einiger Zeit im Betrieb sehr unübersichtlich, da die sich die einzelnen Seiten nur per Schlagwörter organisieren lassen. Mit OneNote können Sie Ihre Notizen einem bestimmten Abschnitt zuordnen, das ist sehr hilfreich, wenn Sie Projekte haben oder eine größere Menge von Informationen.

In den Notizbüchern und Abschnitten können Sie dann Notizen ablegen, diese werden auf der rechten Seite im Überblick dargestellt. Die Notizen sind einfach große Seiten, Sie können die Notizen in einem bestimmten Format anlegen – A4, A5 usw.- oder eine unbegrenzte Formatierung verwenden. In diesem Fall haben Sie einen große weiße Seite, die Sie gestalten können. Elemente auf der Seite, wie Zeichnungen, Texte oder Fotos lassen sich frei bewegen und anordnen. Sie können also mit OneNote, zumindest händisch, Mindmaps erstellen oder nachträglich Notizen ergänzen oder kommentieren. Das ist zwar nur ein kleines Feature ich finde inzwischen diese freie Gestaltung sehr nützlich. Vor allem bei Zeichnungen oder handschriftliche Notizen schätze ich die Möglichkeit, eine digitale Notiz in alle Richtungen zu erweitern.

Digitale Notizen

Welche Arten von digitalen Notizen können Sie anlegen? Mit OneNote bündeln Sie buchstäblich alle Informationen an einer Stelle. Sie können getippte Texte und handschriftliche Texte speichern, wenn Sie mit einem digitalen Stift arbeiten. Weiter können Sie Dateien ablegen und auch sogenannte Dateiausdrucke. PDFs können Sie beispielsweise als einzelnen Seite in einer OneNote Notiz speichern.

PDF-Ausdruck in OneNote. Mit dieser Funktion lässt sich Textarbeit sehr einfach digitalisieren.

Neben Dateien bietet OneNote auch eine WebClipping-Funktion. Das heißt, Sie können Webseiten in einer Notiz abspeichern. Mit dem OneNote WebClipping können Sie Webseiten als reine Artikel oder als volle Seiten abspeichern, es gibt auch die Möglichkeit, Leseseiten anzulegen. In diesem Fall wird nur eine knappe Notiz samt URL zu der Webseite gespeichert. Diese Funktion ist sehr nützlich, um Internetquellen zu organisieren. Die klassischen Bookmarks im Browser sind schnell unübersichtlich, mit der Notizbuchstruktur von OneNote haben Sie Ihre Internetquellen übersichtlich zusammengestellt.

Mit der entsprechenden App wird Ihr Smartphone zur Sammelwerkzeug für Informationen. Sprachnotizen und vor allem Bilder können Sie in einer Notiz abspeichern. Damit lässt sich OneNote für Dokumentationszwecke einsetzen oder als Sammelstelle verschiedener Informationen per Bild. Die Auszählung müsste jetzt vollständig sein. Diese Informationen können Sie natürlich teilen. OneNote bietet auch die Möglichkeit, Notizbücher auf einem Rechner zu lassen, in der Regel ist es natürlich sinnvoll, diese Bücher auf verschiedenen Geräten zu haben oder zu teilen.

Welche Nutzen hat OneNote?

Ich denke, bei der Auszählung ist schon klar geworden, dass OneNote einige interessante Anwendungen bietet. Vor allem durch die Verknüpfung mit dem Smartphone wird aus OneNote schnell ein flexibles Informationssystem, das enorm dabei helfen kann, Ihre Informationen an einer Stelle und gleichzeitig verfügbar zu haben. Hier ein paar Anwendungsfälle, ich selbt brauche OneNote inzwischen fast täglich:

Dokumentation von Informationen und Seminaren

Für Dokumetnationszwecke ist OneNote gut geeignet. Ich brauche das Programm vor allem, um eine Forodokumentation von Kursen und Seminaren zu erstellen.

Seminardokumentation mit OneNote. Hier bei einem Workshop zu digitalen Selbstmanagement an der TH-Köln.

Mit der App lade ich die Fotos in eine Notiz und habe dann alles an einer Stelle. Die Notizen lassen sich teilen und exportieren, für Seminare ist es dann sinnvoll, eine Ausgabe der Fotodokumentation zu versenden. Immer wenn Sie Wissen dokumentieren müssen, oder Fotos als Dokumentationswerkzeug benutzen bietet sich OneNote an.

Informationsmanagement in Gruppen

Für kleine Teams und Gruppen ist OneNote perfekt für das Informationsmanagement. Wenn Sie beispielsweise mit Kollegen an einem Projekt zusammenarbeiten, bietet sich OneNote für das Wissensmanagement an. Sie können alle Checklisten, Informationen, Projektstände usw. Ganz einfach in das Notizbuch hochladen. Die Webseiten-Funktion ist dann sinnvoll, wenn Sie viele Informationen verarbeiten müssen. Angenommen, Sie wollen eine Tagung organisieren und suchen dazu Referenten. Diese Informationen aus dem Internet können Sie mit OneNote übersichtlich in einem Abschnitt zusammenstellen. Durch die Möglichkeiten, Notizen in verschiedene Richtung zu ergänzen kann ein Team gut eine Liste abarbeiten und den aktuellen Arbeitsstand ergänzen.

Arbeiten mit Dokumenten

Arbeiten mit PDF-Dokuemten funktioniert recht gut mit OneNote. Ich hatte manchmal Probleme mit sehr großen Dateien, ansonsten funktioniert das Programm tadellos. Wenn Sie also Präsentationen nacharbeiten wollen, Texte und Dokumente kommentieren müssen, wenn Sie also zum Beispiel etwas korrigieren, dann ist OneNote perfekt. Sie müssen beim Hochladen der Dokumente darauf achten, diese als “Dateiausdruck” hochzuladen. Sie bekommen dann eine Darstellung aller Seiten und könne diese Dokumente kommentieren und bearbeiten. Ich brauche diese Funktion vor allem dann, wenn ich Essays korrigiere.

Verwaltung digitaler Notizen

Last but not Least bietet OneNote die Möglichkeit, digitale Notizen abzulegen. Sie können also Ihr Notizbuch ad acta legen. Auch hier ist das offene Format der Notizen vom Vorteil. Ich selbst verwende das Programm, um bei Telefonaten oder in Besprechungen mitzuschreiben. Sie finden die Notizen sehr schnell wieder, in dem entsprechenden Notizbuch, über die Überschrift oder über Schlagworte. Ich finde gerade diese Funktion sehr hilfreich, ich hatte immer Notizbücher, die normale Papiervariante wird aber sehr schnell unübersichtlich, wenn Sie das Buch eine längere Zeit nutzen.

Das beste digitale Notizbuch?

Auch wenn es anfangs vielleicht nicht danach aussieht, ist OneNote eine sehr gelungene Notizbuch. Vor allem im Vergleich zu Evernote besticht das Programm durch Übersichtlichkeit und Struktur. Für mich biete OneNote auch eine perfekte Lösung für digitale Notizen. Gerade für diese Funktion möchte ich die Möglichkeiten einer digitalen Lösung nicht mehr missen. Für mich auf jeden Fall einer der besten digitalen Notizbücher, die gerade auf dem Markt sind. Das Programm ist zwar von Microsoft, inzwischen auch für Apple-User erhältlich.