Warum Sie als Selbständiger eine gute Organisation brauchen

Warum Sie als Selbständiger eine gute Organisation brauchen

“Ich bin selbständig. Ich arbeite selbst und ständig.” Dieser Satz beschreibt leider die Realität viel zu oft sehr genau. Als Selbständiger können Sie zwar Ihre Arbeit selbst einteilen und haben viele Freiheiten. Die Schattenseite ist die permanente Überarbeitung, vor allem durch eine mangelhafte Organisation.

Ich bin inzwischen seit einigen Jahren selbständig und habe verschiedene Höhen und Tiefen mitgemacht. Eine positive Überraschung war für mich, wie erfüllend die Selbständigkeit tatsächlich sein kann. Ich hatte ein vergleichbares Gefühl nie in meiner Zeit als Angestellter. Ich genieße es, genau zu wissen, wie ich mein Geld verdiene. Vor allem die vielfältigen Tätigkeiten in der Selbständigkeit. Am Beste ist die Möglichkeit, sich die Zeit selbst einzuteilen und das große Maß an Selbstbestimmung. Ich kann eigene Ziele setzen, ich kann neue Ideen entwickeln und bin vollständig für Erfolg und Misserfolg verantwortlich.

Natürlich hat diese Art des Gelderwerbs auch ihren Preis. Selbständigkeit ist nichts für schwache Nerven! Das hohe Maß an Eigenverantwortung ist nicht immer schön. Ich musste in den letzten Jahren lernen, mit Unsicherheiten umzugehen und mit dem Unperfekten. Ich erinnere mich noch gut an meine ersten halbherzigen Versuche, mit meinen Angeboten zu landen. Vor fünf Jahren zog ich das klassische Repertoire der Telefonakquise ab und erlebte ein gerütteltes Maß an Frust. Resilienz, Stresstoleranz, eine hohe Lernbereitschaft gepaart mit einem guten Schuss Dickköpfigkeit gehören zur psychischen Grundausstattung des Selbständigen.

Dazu kommt auch eine gute Organisation. Typischerweise müssen Selbständige oder kleine Unternehmen eine Vielzahl verschiedener Tätigkeiten erledigen – und das in einer vertretbaren Zeit. Als Selbständiger sind Sie Verkäufer, Buchhalter, Produktentwickler, Berater und Dienstleister in einer Person. Ohne eine gute Organisation, vor allem eine digitale Organisation geraten Sie schnell in einige typische Fallen. Warum ist eine gute Organisation wichtig?

Keine Zeit für Erholung

Das ist der offensichtliche Punkt. Ohne eine gute Organisation fehlen bald die Zeiten für Erholung und Abwechslungen. Eine schlecht umgesetzte Organisation führt häufig dazu, dass Sie viel arbeiten und damit Ihre Erholungszeiten ausfallen. Lange Schichten sind immer mal wieder nötig, ganz kommt man als Selbständiger nicht darum herum. Wenn fehlende Erholung aber zum Dauerzustand wird, wird aus der Selbständigkeit schnell eine Tretmühle, die Ihnen die Energie raubt und im schlimmsten fall sogar die Gesundheit gefährdet.

Eine gute Organisation ist der wesentliche Aspekt, um Ihre Arbeitsauslastung zu verbessern. Dazu gehören Zeitmanagement, digitale Organisation und digitale Aufgabenverwaltung. Mir wurde in den letzten fünf Jahren immer klarer, wie entscheidend das Thema Organisation und vor allem digitale Organisation ist.

Betriebsamkeit anstatt Orientierung an Ergebnissen

Ohne eine gute Organisation kommen Sie schnell in einen Arbeitsmodus der Betriebsamkeit. Sie arbeiten nach Stress und bekommen nur die drängenden Aufgaben vom Schreibtisch. Betriebsamkeit oder “Busyness” ist sogar schon zu einem Zeichen für Erfolg geworden. Eigentlich ist es aber ein Zeichen für fehlende Struktur. Für einen Selbständigen ist Hektik und Betriebsamkeit noch schlechter, als für Angestellte. Sie müssen sich als Selbständiger an Ihrem Output messen und nicht an der Zeit, die Sie am Schreibtisch sitzen. Klingt hart? Ist es auch ein bisschen, ist aber eher realistisch.

Ohne eine Orientierung an Ergebnisse, ob das nun Verkäufe sind oder neue Kunden, oder ein Output von Texten – ohne eine solche Orientierung kommen Sie mit einer Selbständigkeit nicht weiter. Nur eine Orientierung an Fakten, die Sie Weiterbringen führt zu einem langfristigen Erfolg. Das ist aber auch eine gute Botschaft. Sie können ergebnisorientierter arbeiten. Eine gute Organisation unterstützt Sie dabei, das umzusetzen, was Sie erreichen möchten.

Um es an einem Beispiel zu zeigen. Bei Kundenbeziehungen oder der Kundengewinnung sind Automatisierungen oder Standardisierungen wichtig. Aufträge lassen sich standardisiert viel einfacher erstellen. Genauso ist es eine Erleichterung, wenn Sie Mails automatisieren und Ihre Kunden automatisch ansprechen. Für mich ist eine gute digitale Aufgabenorganisation entscheidend. Ich arbeite gerne mit Trello oder Todoist das hilft mir enorm dabei, an den wirklich wichtigen Projekten zu arbeiten.

Eine gute Organisation unterstützt Ihre Ziele

Das Problem einer mangelhaften Organisation ist für Selbständige noch gravierender als für Angestellte. Vor allem werden Sie durch ständige Betriebsamkeit Ihre Ziele nicht erreichen. Und das ist sehr wichtig! Es geht ganz schnell. Sie haben ein paar Aufträge, dann kommt das Tagesgeschäft und wenn Sie etwas Umsätze haben, dann arbeiten Sie schnell an Ihren Aufträgen. Dabei kommt häufig die Kundenakquise, die Entwicklung Ihres Geschäftsmodells, neue Produkte zu kurz. Alle strategischen Ziele bleiben schnell auf der Strecke und das ist schwierig. Als Slebständiger ist es wichtig, sich weiterzuentwickeln. Und das geht nur, wenn Sie die Zeit haben und den Kopf frei bekommen.

Auch hier unterstützt Sie eine gute digitale Organisation. Ich habe etwa lange sehr viel Zeit für meine Buchhaltung aufgewendet. Zu Beginn hatte ich ein Excelsheet entwickelt. Das funktionierte auch, aber die Erfassung aller Belege, die Dopplung in analogen und digitalen Belegen fraß einfach sehr viel Zeit. Seit zwei Jahren bin ich auf eine digitale Lösung umgestiegen und das hilft enorm. Mein Zeitaufwand für die Buchhaltung ist um ein Drittel zurückgegangen. Genauso sieht es mit meinem Aufgabenmanagement aus. Ich kann inzwischen sehr gut verschiedene Projekte gleichzeitig bearbeiten. Das geht aber nur, wenn ich Aufgaben und Vorhaben systematisch erfasse und abarbeite.

Haben Sie mehr Interesse? Sie finden einige Hinweise zur Organisation auf diesem Blog. Ich halte am 10. November ein Tagesseminar in Köln zum Titel Agiles Projektmanagement mit Trello.