Selbstorganisation für Solo-Selbständige ist ein ständiger Balance-Akt. Sie müssen das tägliche Klein-Klein erledigen und langfristige Ziele im Blick behalten. Trello ist ein schlankes Projektmanagementtool für kleine Teams und Solo-Selbständige, mit dem Sie sich ohne großen Aufwand selbst organisieren.

Die große Stärke von Trello ist sicher die einfache Handhabung und die Flexibilität des Tool. Trello orientiert sich am agilen Projektmanagement, an einer Kanban- oder Scrum-Systematik, bei der Sie Ihre Projekte in Reihen und Karten organisieren. Kanban ist sehr visuell, Sie organisieren Ihre Projekte in einem Boards und arbeiten dann Ihre Aufgaben in einem Workflow ab. Der einfachste Workflow ist die Abfolge von Backlog – To-Do – Doing und Done.

Im Backlog sammeln Sie alle Aufgaben, die für das Projekt relevant sind. Diese Aufgaben werden spezifiziert und genauer definiert und landen in der Spalte To-do. Von werden Sie bearbeitet und schließlich erledigt. Kleine Teams organisieren sich so selbst und gewinnen mehr Flexibilität in der Projektplanung. Scrum funktioniert ähnlich, der Hauptunterschied zu Kanban liegt darin, dass Sie in Scrum in Iterationen arbeiten. Sie erarbeiten alle zwei oder vier Wochen einen bestimmten Zwischenstand, den Sie dann in den folgenden Sprints weiterentwickelt und perfektionieren. Auch hier arbeiten Sie mit einem Backlog. Statt einer To-do Spalte erstellen Sie einen Sprint-Log, in dem Sie alle Aufgaben der aktuellen Arbeitsintervalle sammeln und bearbeiten.

Die einzelnen Schritte der Bearbeitung lassen sich natürlich noch ausdifferenzieren. Wenn Sie zum Beispiel einen Blog schreiben, sammeln Sie Artikelideen im Backlog. Statt Doing könnten dann die Arbeitsschritte Recherche – Schreiben – Review und Veröffentlichung stehen.

Mit Trello haben Sie langfristige Ziele und kleine Aufgaben im Blick

Der große Vorteil von Trello liegt darin, dass Sie kleine Aufgaben und langfristige Ziele an einer Stelle zusammen bekommen. Die klassische To-Do Liste hat manchmal den Nachteil, dass sie sehr kleinteilig wird und Sie sich weniger für die Projektarbeit eignet. Bei Trello werden alle Aufgaben oder Vorhaben in Karten organisiert, die über das Board wandern. Sie können Aufgaben mit Checklisten weiter ausdifferenzieren und Sie bekommen so einen Blick auf die Details und das große Ganze.

Auch wenn agile Methoden eigentlich für die Teamarbeit gedacht sind, lassen sie sich auch für Solo-Selbständige, für eine persönliche Organisation umsetzen. Sie können ein Kanban-Board auch als Kombination aus To-do Liste und Projektmanagement-Tool verwendet. Sie können in einem Board einen Workflow für beides entwickeln. Dann gibt es beispielsweise eine Spalte mit Routineaufgaben und weitere Spalten für Ihre Projektschritte.

Trello visualisiert Ihre Arbeitsprozesse

Visualisierungen sind das A und O agiler Techniken. Sie können Ihren Fortschritt visualisieren oder in Ihre Karten Zeichnungen und Bildern einarbeiten. Visuelle Techniken unterstützen die Arbeitsorganisation enorm. Visuelle Darstellungen werden sehr viel schneller verarbeitet als normaler Text. Sie sehen so viel schneller, wie Ihre Bearbeitung vorangeht und wo Sie in der Abarbeitung stocken.

Im Gegensatz zu einer To-do Liste organisieren agile Methoden auch den Ablauf der Bearbeitung. Wenn Sie mit Kanban oder Scrum arbeiten oder einer Kombination beider Methoden, definieren Sie nicht nur Ihre Aufgaben, sondern legen auch eine standardisierte Bearbeitung fest. Bei Scum in Intervallen, bei Kanban eher in einem kontinuierlichen Workflow. Sie sehen auf jeden Fall sehr deutlich, wenn Ihre Arbeitsprozesse aus irgendeinem Grund stocken. Und das ist wichtig für die Selbstorganisation bei Selbständigen. Die Herausforderung liegt darin, langfristige Ziele zu verfolgen und kontinuierlich Aufgaben wie Marketing, Vertrieb zu verfolgen.

Trello bietet zwar wenig Tools für die Analyse, Sie haben aber ein visuelles Werkzeug, um Ihre Aufgaben und Projektfortschritte im Blick zu haben. Sie sehen mit Trello einfacher Engpässe und können schnell darauf reagieren, wenn Sie ausgebremst werden.

Power-Ups für die individuelle Umsetzung

Auch wenn Trello Anfangs sehr einfach aussieht, können Sie das Programm mit sogenannten Power-Ups modifizieren. Trello hat eine aktive Entwickler-Gemeinde, die zusätzliche Funktionalitäten zur Verfügung stellen. Power-Ups funktionieren ähnlich wie Add-ons für den Browser, Sie installieren kleine Zusatzprogramme, um mehr Funktionen zu nutzen. Sie finden die Power-Ups unter dem folgenden Link . Die wichtigsten Zusatzfunktionen sind ein Kalender, Automatisierungen und Reportings.

Mit Automatisierungen können Sie beispielsweise Karten automatisch archivieren oder an eine bestimme Stelle bewegen. Für die Premium-Version von Trello gibt es sogar Automatisierungen für Mail oder Trigger für bestimmte Zeiten. Auch bei Reportings bietet Trello einige Möglichkeiten. Sie können Gantt-Charts einblenden, einen Burndown-Visualisierung verwenden oder die Zeit messen, die Karten an einer Stelle waren, um Ihren Workflow zu optimieren.

Alles in allem ist Trello ein empfehlenswertes Tool für Selbständige. Mit dem Programm können Sie Projekte verwalten und Ihre täglichen Aufgaben organisieren. Die Flexibilität macht Trello universell einsetzbar. Je nach persönlichen Vorlieben bietet das Programm Ihnen eine visuelle Darstellung Ihrer aktuellen Arbeit und hilft dabei die wichtigen Dinge zu erledigen.