Visualisierungen sind ein wichtiges Werkzeug in der Wissensvermittlung. Viele Sachverhalte lassen sich mit einer Grafik sehr einfach auf den Punkt bringen. Weniger bekannt sind Visualisierungen im Selbstmanagement – diese vier Typen von Visualisierungen eignen sich für die Selbstorganisation.

Es ist schon länger bekannt, dass visuell präsentierte Informationen sehr viel schneller aufgenommen werden als Informationen in Textform. Aus diesem Grund sind Grafiken, visuelle Darstellungen oder Diagramme so beliebt in der Wissensvermittlung. Auch komplexe Inhalte lassen sich mit der richtigen Grafik sehr schnell auf den Punkt bringen.

Visualisierungen lassen sich auch im Selbstmanagement einsetzen. Sie helfen dabei, schnell einen Überblick zum aktuellen Stand zu bekommen und steigern zudem auch die Motivation. Welche Visualisierungen eignen sich für das Selbstmanagement?

1. Burndown und Burnup Visualisierungen

Diese Visualisierungen kommen aus dem agilen Projektmanagement und sie lassen sich mit ein paar Abstrichen auch auf das Selbstmanagement übertragen. Eine Burndown-Visualisierung vergleicht Zeit und Aufwand. Sie messen an der horizontalen Achse eines Diagramms den Aufwand, den Sie abarbeiten wollen. Das können Sie in Arbeitsstunden oder mit einem abstrakten Schätzmaß machen. Ich bin ein Fan von abstrakter Aufwandsschätzung geworden, da gerade bei größeren Arbeitspakten die Schätzung von Arbeitsstunden nicht gut funktioniert.

Auf der horizontalen Achse tragen Sie den Zeitraum an, in dem Sie die Aufgaben abarbeiten möchten. Üblich sind Zeiträume von zwei bis vier Wochen. Sie bekommen dann einen Ablauf von heute bis zum Abschluss und tragen den aktuellen Stand der jeden Tag ein. Die Technik eignet sich für Projektarbeit, Sie können Sie aber auch für bestimmte Themen im Selbstmanagement einsetzen. Eine Alternative ist die Burnup-Visualisieurng. Bei dieser Visualisierung wird der Aufwand in einer Linie im Diagramm eingetragen, Sie messen dann jeden Tag, wie Sie sich dem Zeil nähern. Diese Technik hat den Vorteil, dass Sie auch nachträglich den Aufwand erhöhen oder verringern können, ohne die Grafik neu aufsetzen zu müssen.

2. Workflow Visualisierung

Eine etwas komplexere Visualisierung bietet das “Cumulative Workflow Diagramm”. Auch diese Technik stammt ursprünglich auch aus dem agilen Projektmanagement und hat den Sinn, Workflows visuell zu erfassen. Ziel der Visualisierung ist es, zu verstehen, wie Arbeitsprozesse ablaufen und wo es zu Stockungen und Unregelmäßigkeiten in Arbeitsprozessen kommt.

Das Diagramm ist folgendermaßen aufgebaut. Sie messen Ihren Fortschritt in drei Spalten: In der ersten Spalte tragen Sie die Anzahl aller Aufgaben ein, die Sie aktuell bearbeiten müssen. Neue Aufgaben werden einfach addiert. Sie bekommen dann zum Beispiel einen Wert wie 10 oder 15. In der zweiten Spalte wird die Anzahl aller Aufgaben in der Umsetzung “Doing”. In der dritten Spalte die Anzahl aller erledigten Aufgaben – “Done” eingetragen.

Das Diagramm funktioniert nur, wenn Sie neue Aufgaben hinzuaddierten (kumulativ), damit Sie dann auch sehen, wie die Aufgaben im Laufe der Zeit abgearbeitet werden. Das kommt Ihnen vielleicht bekannt vor, die Visualisierung ist aus dem Kanban-System entlehnt. Mit dieser Visualisierung beobachten Sie Ihren Workflow über einen längeren Zeitraum. Sie sehen sehr schnell, wo Probleme im Arbeitsablauf auftauchen. Wenn es Stockungen gibt und Ihre Produktivität zurückgeht, dann stagniert die Done-Kurve. Wenn Sie viele Dinge gleichzeitig mache, dann wird die Doing-Spalte größer und Sie bekommen eine realistische Übersicht, wie Sie Ihre To-Do Liste abarbeiten.

Die Interpretation ist ein wenig komplizierter als bei der Burndown Visualisierung, diese Visualisierung lohnt sich, wenn Sie einen Einblick zu Ihrer Produktivität generell und Ihren Arbeitsabläufen bekommen möchten. Generell kann man sagen, dass Ihre Arbeitsprozesse in Ordnung sind, wenn alle Bänder annähernd parallel laufen. Wenn sich die Bänder annähern oder auseinanderlaufen, dann laufen Ihre Arbeitsprozesse nicht optimal. Einen ausführlicheren Artikel zur Workflow-Visualisierung finden Sie auf den Seiten von Kanbanize.

3. Visualisierung von Gewohnheiten

Eine einfacherer Visualisierung bietet sich an, wenn Sie Gewohnheiten ändern möchten. Bei Gewohnheiten ist es wichtig, regelmäßig ein und dieselbe Handlung auszuführen. Sei es, dass Sie regelmäßig Sport machen oder an einem Projekt arbeiten. Sie trainieren Gewohnheiten durch die regelmäßige Umsetzung ein. Der Vorteil von Gewohnheiten liegt auf der Hand: Nach einigen Wochen läuft die Handlung eben gewohnheitsmäßig ab und Sie brauchen deshalb weniger Energie für die Aktion.

Gewohnheiten sind neben den planerischen Vorgehen im Selbstmanagement eine sehr wichtige und mächtige Technik. Vor allem, wenn Sie etwas regelmäßig machen müssen oder wenn Sie eine bestimmte Fähigkeit erwerben möchten, ist es sinnvoll, Gewohnheiten einzusetzen. Bei Schreibprozessen trainiere ich mit Gewohnheiten an, es ist hilfreich, jeden Tag einen kleinen Abschnitt zu schreiben, anstatt in einer Hauruck Aktion den Text fertigzustellen. Um Gewohnheiten zu unterstützen sind Visualisierung wichtig. Diese Visualisierung funktioniert ganz einfach. Sie kreuzen jeden Tag an, an dem Sie die Gewohnheit umgesetzt haben. Das geht ganz analog mit einem großen Kalender, mit digitalen Tools, etwa einem Habit Trackern können Sie die Visualisierungen auch digital umsetzen.

4. Zielvisualisierungen

Beim letzten Typ der Visualisierungen geht es darum, Ziele zu visualisieren und nicht so sehr Abläufe. Die Zielvisualisierung kommt aus dem Sport. Vor allem für Bergsteiger oder der Laufsportarten stellen sich das Ziel konkret vor. Wichtig bei dieser Art der Visualisierung sind auch die emotionalen Komponenten, Sie versuchen sich vorzustellen, wie sich das Ziel anfühlt und welchen Gefühlszustand Sie am Ziel haben.

Dieses Vorstellen können Sie mit Bildern unterstützten, das kann ein Bild einer Strecke oder der Berg sein, oder Ihres Erfolges. Was auch immer hilfreich ist, Sie auf das Ziel zu fokussieren können Sie als Bild verwenden. Was im Sport funktioniert lässt sich auch im Selbstmanagement einsetzen. Gerade für anspruchsvolle Ziele lohnt es sich Bilder zu finden, die am besten einen emotionalen Appell haben und Sie ansprechen. Sie wollen eine neue Sprache lernen? Finden Sie ein Bild: Vielleicht das Land, in dem Sie die Sprache nutzen möchten, eine Kommunikationssituation, ein Bild für einen Urlaub. Sie wollen einen Sprung in Ihrer Karriere machen? Wie sieht das Bild dazu aus? Wie sieht es aus, wenn Sie ein höheres Einkommen oder mehr Verantwortung haben?

Was es auch konkret ist: Finden Sie ein Bild und visualisieren Sie Ihr Ziel. Wenn Sie künstlerisch begabt sind, können Sie das Bild selbst malen, oder Sie finden ein Bild online. Visualisierungen von Ziele helfen dabei, über einen längeren Zeitraum motiviert zu bleiben und Energie für das Ziel aufzubringen.