Klassisches Zeitmanagement wirkt heute etwas antiquiert. Wie soll eine Wochenplanung funktionieren, wenn die heutige Arbeitswelt so viel Flexibilität fordert? Zeitplanung ist nach wie vor eine wichtige Technik für das Selbstmanagement – wenn sie flexibel umgesetzt wird.

Die klassischen Methoden des Zeitmanagements sind heute ein wenig aus der Zeit gefallen, da sie offensichtlich von der Planbarkeit längerer Zeitphasen ausgehen. Eine Wochenplanung kann nur dann funktionieren, wenn ich die Woche auch tatsächlich absehen kann und mir nicht immer etwas dazwischen kommt. Wenn ich mich am Freitag hinsetze und die nächste Woche durchplane, macht dieses Vorgehen nur in einem Arbeitsumfeld Sinn, in dem die Tage sehr gleichmäßig ablaufen. Das war anscheinend bis in die 1990er auch der Fall. Lynda Gratton beschreibt in ihrem Buch The Shift einen typischen Arbeitstag Mitte der 90er Jahre. Auffällig ist, dass jeder Tag eine ähnliche Struktur hat. Der Morgen und Vormittag ist für die Beantwortung von Geschäftsbriefen reserviert. Nachmittags gibt es Kundentreffen und Meetings. Der Takt des Tages wurde durch die Kommunikationsstrukturen vor 20 Jahren vorgeben – Briefe und Telefonate waren einfach an bestimmte Zeiten gebunden.

Heute ist ein typischer Arbeitstag natürlich viel dynamischer und es ist schwerer abzuschätzen, was in einer Woche auf Sie zukommt. Trotzdem ist Zeitmanagement nach wie vor eine sinnvolle Technik, um effizienter zu arbeiten. Sie muss heute nur flexibler umgesetzt werden und die richtige Einstellung zum Thema Zeitmanagement ist entscheidend.

Warum Zeitmanagement eine Strategie ist

Wenn ich gefragt werde, was der wichtigste Punkt beim Thema Zeitmanagement ist, dann ist es häufig kein planerisches Problem, sondern eine Frage der Einstellung. Häufig wird Zeitmanagement mit einer Prognose verwechselt und diese Einstellung verhindert den zielführenden Einsatz von Zeitmanagement. Es kommt beim Zeitmanagement nicht darauf an, den nächsten Tag oder die nächste Woche möglichst präzise vorherzusagen. Ausnahmen gibt es natürlich: Wenn sie eine Auszeit nehmen und jeder Tag sehr gleichförmiger abläuft, können Sie natürlich ihre Tage sehr genau planen. Wenn Sie ein hohes Maß an Zeitautonomie haben, dann können Sie Ihre Arbeitszeiten auch genau planen. Bill Gates soll jedes Jahr einige Wochen Auszeit nehmen, um in seinen “Think Weeks” an strategischen Fragen zu arbeiten. Künstler, Programmierer und Schriftsteller sind auch bekannt für ihre fokussierten Arbeitsstil.

Für die meisten Arbeitnehmer sind fokussierte Arbeitszeiten in dieser Form selten. Beim Zeitmanagement müssen Sie sich mit Unterbrechungen herumschlagen, viele Projekte laufen anders als geplant und neue wichtige Aufgaben tauchen plötzlich mitten in der Woche auf. Der erste Schritt zur Flexibilisierung ist die richtige Einstellung. Zeitmanagement ist keine Prognose, Zeitmanagement ist viel eher eine Strategie. Sie versuchen mit Zeitmanagement Ihre Arbeitsplanung der nächsten Tage bewusster zu gestalten. Dabei sind Umplanungen ganz normal – jede Strategie muss in der Umsetzung angepasst werden! So auch beim Zeitmanagement. Wenn Sie Zeitmanagement als Strategie verstehen, werden Umplanungen und Anpassungen normaler und Sie versuchen nicht mehr einen starren Plan abzuarbeiten.

Wie Sie Ihre Zeitplanung flexibilisieren

Wie sieht das konkret in einer Umsetzung aus? Wenn Sie ihr Zeitmanagement flexibilisieren möchten, sollten Sie auch ihre Planung anpassen. Zwei Aspekte sind dabei besonders wichtig.

Kurzfristigere Planung. Eine flexible Arbeitszeit erfordert auch eine flexiblere Planung und das bedeutet, eine Planung in kürzeren Zeitphasen. Anstatt einer unflexiblen Wochenplanung ist es häufig sinnvoller, von Tag zu Tag zu planen oder mit einem Horizont von zwei Tagen. Damit können Sie viel einfacher auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren. Für mich ist die kurzfristige Planung sinnvoll in der Elternzeit. Wenn die Kinder krank werden können und ich zu Beginn des Tages nicht weiß, wie der Tag aussieht, ist für mich eine tagesweise Planung hilfreich.

Zeitblöcke mit zwei Aufgaben. Wenn Sie nicht wissen, wie lange eine Aufgabe dauert, können Sie die Zeitplanung dadurch flexibilisieren, dass Sie einen Zeitblock mit zwei Aufgaben einplanen. Das heißt: Sie planen beispielsweise am Nachmittag Projektarbeit und organisatorische Aufgaben in einem Zeitblock. Eine Aufgabe sollte Priorität haben. Wenn die Projektarbeit den ganzen Zeitblock braucht, dann ist das in Ordnung, wenn Sie noch Zeit haben, können Sie die Zeit mit organisatorischen Fragen verbringen.

Längere Zeitblöcke planen Gerade bei Projekten, bei denen sich die einzelnen Zeitphasen schwer abschätzen lassen, plane ich gerne lange Zeitblöcke ein. Für mich sind das häufig Textarbeiten oder Arbeiten an einem Kurs. Ich versuche Planungsunsicherheiten dadurch auszugleichen, dass ich lange Zeitblöcke – drei bis vier Stunden für die Bearbeitung einplane. In diesen Zeitblöcken unterstützt mich meine To-Do Liste und ich kann die Planung weiter dadurch flexibilisieren, dass ich eine Zeitplanung tageweise angehe.

Zeitmanagement ist kein Selbstzweck, sondern dazu da, bewusster mit den Zeitressourcen umzugehen. Auch in einem flexiblen und dynamischen Umfeld ist Zeitmanagement sinnvoll, Sie können eine starre Zeitplanung flexibilisieren und damit auch auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren.