Time-Boxing ist als Zeitmanagement-Methode durch Elon Musk und Cal Newport bekannt geworden. Die Methode gilt als sehr effektive Art des Zeitmanagements, bei der Umsetzung gibt es aber häufig psychologische Hürden. Wie Sie Time-Boxing auch in die Praxis anwenden, erfahren Sie hier.

Als Methode ist Time-Boxing von Scrum inspiriert. In der Scrum-Methodik legen Sie feste Zeitfenster für bestimmte Ziele und Aufgaben fest, dieses Verfahren lässt sich auch im Selbstmanagement anwenden. Time-Boxing bedeutet einfach, dass Sie feste Zeitfenster für bestimmte Aufgaben festlegen. Sie planen also am Morgen beispielsweise 45 Minuten für ein Meeting, dann 60 Minuten für Telefonate und Gespräche, danach kommen die wichtigen Tagesaufgaben und so weiter.

Entscheidend ist, und das ist der Unterschied zu vielen klassischen Planungstechniken im Zeitmanagement, dass Sie diese Zeiten fest einplanen. Also keine Pufferzeiten oder ähnliche Vagheiten. Sie planen wie beim Scrum einen festen Zeitraum für bestimmte Aufgaben. Das ist ein Unterschied zu vielen deutschen Klassikern des Zeitmanagements. Häufig wurde empfohlen, nur 60 bis 80% der Arbeitszeit zu verplanen, um auf unvorhergesehen Ereignisse reagieren zu können.

Time-Boxing in drei Schritten:

1. Identifizieren Sie die wichtigen Aufgaben für den Tag oder die Wochen.
2. Planen Sie feste Zeitfenster für Ihre Aufgaben.
3. Gleichartige Aufgaben sollten zusammengelegt werden.

Die Vorteile von Time-Boxing sind aber recht groß, Sie können tatsächlich viel mehr erledigen, wenn Sie klare Deadlines in Ihrer Tagesstruktur haben. Das anfänglich humorvoll gemeinte Parkinson’sche Gesetz besagt, dass sich die Arbeit mit den Zeitfenstern mit dehnt. Je mehr Zeit Sie für etwas haben, desto mehr Zeit braucht es auch. Wenn Sie in 10 Minuten einen kurzen Bericht zu einem Projekt vorstellen müssen, dann brauchen Sie auch nur 10 Minuten.

It is a commonplace observation that work expands so as to
fill the time available for its completion. The Economist
1955/11/19

Und genauso sieht es auch mit anderen Aufgaben aus, eine feste Deadline lässt Sie konzentrierter arbeiten und Ihren Job auch tatsächlich erledigen. Sie kennen das sicher von Deadlines für größere Projekte. Wenn es zum Ende geht, dann steigt die Produktivität plötzlich stark an. Das ist der Vorteil der Methode.

Ist Time-Boxing nicht zu starr?

Ein Nachteil, der viele abschreckt, ist die vermeintliche Starrheit der Methode. Time-Boxing wirkt so, als ob Sie sich so stark festlegen, dass der Tag genau durchstrukturiert wird. Bei vielen Berufen ist es aber so, dass Sie Unterbrechungen haben und manchmal auch spontan und flexibel reagieren müssen. Time-Boxing wirkt daher häufig als eine unrealistische Planung, die nur zu Frustrationen führt. Flexibilität ist wichtig im Zeitmanagement, vor allem heute. Warum wird diese Methode aber dann von Personen empfohlen, die sehr stressige Jobs haben?

Bei diesem Einwand gibt es ein Missverständnis von Zeitmanagement, auf das ich häufig in meinen Schulungen treffe. Zeitmanagement ist keine Prognose, sondern Zeitmanagement ist eine Strategie. Erwarten Sie nicht, dass eine Zeitplanung, ob nun mit der Time-Boxing Methode oder einer anderen Planungstechnik, vollständig aufgeht. Was Sie mit Time-Boxing erreichen, ist ein fokussierter Arbeitsstil. Und darum geht es! Sie suchen nicht jeden Tag in einer Liste zusammen, was Sie tun müssen, sondern arbeiten Ihren Aufgaben in festgelegten Rahmen ab. Dadurch vermeiden Sie auch kleine Ablenkungen, die sich schnell bei Pufferzeiten einschleichen. Sie können natürlich nicht erwarten, dass die Planung immer aufgeht. Manchmal dauern Aufgaben eben länger, manchmal kommen Unterbrechungen dazwischen.

Flexibles Time-Boxing

Flexibilisierung von Time-Boxing lässt sich auf verschiedenen Wegen unterschiedlich erreichen. Sie können Zeitblöcke mit zwei Aufgaben definieren, wenn sich der Umfang von Aufgaben schwer abschätzen lässt. Ich plane etwa häufig Mails und Organisatorisches als einen Zeitblock. Dann haben in diesem Block Mails Priorität, wenn ich noch etwas Zeit habe, dann erledige ich organisatorische Aufgaben.

Flexibilisierung von Time-Boxing funktioniert am besten über eine kurzfristige Planung. Ich plane häufig tageweise oder in einem zwei-Tages Rhythmus. Alle Aufgaben, die dann nicht in dem Zeitblock erledigt wurden, erledige ich in an den folgenden Tagen. Damit nehme ich die Zeitblöcke als feste Deadlines ernst. Wenn ich die Aufgaben nicht ganz schaffen, dann kommen sie in einen nächsten Zeitblock an einem folgenden Tag. Ich arbeite also genauso wie im Scrum. Das hat den Vorteil, dass sich Aufgaben nicht über den Tag ziehe und dann Probleme mit anderen Verpflichtungen habe.

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