Zeitmanagement. Mehr Erfolg in der digitalen Arbeitswelt

Zeitmanagement. Mehr Erfolg in der digitalen Arbeitswelt

Trainings für Zeitmanagement sind langweilig und bringen nichts? Das geht auch anders. Mein Microtraining zum Thema Zeitmanagement bietet die besten Techniken für die heutige Arbeitswelt. Das Blended Learning Format kombiniert ein Kurzseminar mit einer digitalen Nachbereitung.

Wir leben heute in einer Arbeitswelt, die sehr stark von digitaler Kommunikation geprägt ist. Mails und Messengerdienste bringen uns jeden Tag einen neuen Nachrichtenstrom auf unsere Endgeräte, der bewältigt werden muss. Die großen IT-Konzerne haben schon vor langer Zeit aus der Aufmerksamkeit ihrer Nutzer ein Geschäftsmodell gemacht. Sie bekommen gezielt die Inhalte präsentiert, die Sie auf Facebook oder auf Twitter halten, indem Ihre Aufmerksamkeit gezielt angesprochen wird. Diese Entwicklungen haben Auswirkungen auf das Zeitmanagement.

Es ist heute nicht mehr so einfach möglich, einen längeren Zeitraum zu planen und die Konzentration und Aufmerksamkeit nehmen eher ab. Aufmerksamkeit und Konzentration sind eben kein Luxus, sondern wichtig, wenn Sie heute erfolgreich sein möchten. Konzentration ist eine Fähigkeit, mit der Sie nicht nur erfolgreicher, sondern auch zufriedener arbeiten.

Deep Work und Zeitmanagement

Interessanterweise kommt gerade aus dem Herzen der Digitalisierung ein neuer Trend, der den Wert von Konzentration und fokussierten Arbeiten wieder betont. Diese Renaissance von Fokus und Konzentration beschreibt der Autor und Informatik-Professor Cal Newport mit dem Begriff Deep Work. Deep Work bedeutet die Versenkung in eine Aufgabe, die Immersion, die sich einstellt, wenn Sie vollkommen bei der Sache sind. Das Konzept ist damit natürlich mit dem Flow-Ansatz verbunden. Neben Konzentration ist ein Zustand von Deep Work auch mit Zufriedenheit und Mühelosigkeit gekennzeichnet.

Eine solche Art der Arbeit ist heute wichtig und machbar. Auch wenn die Beispiele Cal Newports aus dem Handwerk, der amerikanischen „Craft“, von künstlerischen oder schöpferischen Tätigkeiten kommen, ist Newport kein Romantiker, sondern Realist. Es kommt heute stärker darauf an, Inseln konzentrierter Tätigkeit in den Alltag zu integrieren. Und genau hier setzt mein Zeitmanagement-Training an. Konzentration und Aufmerksamkeit sind wichtige Ressourcen für die Produktivität und müssen also im Zentrum der Zeitplanung stehen.

Klassisches Handwerk ist zwar selten glamourös, zeichnet sich aber durch ein hohes Maß an Konzentration auf eine Tätigkeit aus. Die Herausforderung für das Zeitmanagement heute besteht darin, Konzentration und Fokus mehr Rau zu geben. Bild: Smith / canva.com / CC0

Microtraining Zeitmanagement

Das Microtraining setzt sich aus zwei Teilen zusammen. In einem ersten klassischen Seminar vermittle ich in 3,5 Stunden alle wesentlich Inhalte. An dieses Kurzseminar schließt sich eine Phase des digitalen Lernens an.

Abschnitt 1 – Aufmerksamkeit als Ressource

Im ersten Abschnitt des Trainings führe ich in das Thema Konzentration und Aufmerksamkeit ein und zeige, warum Konzentration heute für das Zeitmanagement zentral ist. Ich zeige, welche Unterbrechungen heute typisch sind. In diesem Abschnitt werden Sie einige Beispiele für Deep Work kennenlernen und Strategien, wie sich konzentriertes Arbeiten in den Alltag integrieren lässt. Zum Beispiel ist es entscheidend, auch Zwischenzeiten und kurze Phasen für fokussiertes Arbeiten zu nutzen. Genauso sind für verschiedene Arbeitstypen unterschiedlichen Planungsformen sinnvoll. Als praktische Übung reflektieren die Teilnehmer_Innen die eigene Zeitnutzung und welche Unterbrechungen im Arbeitsablauf jeweils typisch sind.

Abschnitt 2 – Planungstechniken des Zeitmanagements

Bei den Planungstechniken setzte ich stark auf Time-Boxing. Diese Planungstechnik ist durch Elon Musk bekannt geworden und setzt darauf, feste Zeitfenster für bestimmte Aufgabentypen zu reservieren. Wichtig beim Zeitmanagement ist heute das Thema Flexibilisierung und die individuelle Anpassung. Ich erlebe in Seminaren immer wieder, dass Teilnehmer einen zu perfektionistischen Anspruch an das Zeitmanagement haben. Zeitmanagement ist viel mehr eine Strategie als eine exakte Prognose. Umplanungen gehören dazu, vor allem, wenn Sie einen dynamischen Arbeitsalltag haben. In diesem Abschnitt zeige ich verschiedene Planungstypen für unterschiedliche Anforderungen. In einer praktischen Übung setzten die Teilnehmer diesen Input konkret um.

Abschnitt 3 – Umgang mit Unterbrechungen

Im letzten Abschnitt des Trainings geht es um Unterbrechungen und wie sich Unterbrechungen besser managen lassen. Unterbrechungen sind heute sicher nicht gänzlich zu vermeiden. Je nach Arbeitsfeld gehört das auch dazu – wenn Sie Verkäufe machen oder Kundengespräche führen, können Sie nicht auf eine Sache fokussiert bleiben. Wichtig ist aber ein bewusster Umgang mit Unterbrechungen. Zum Beispiel ist es häufig sinnvoll, fokussierte Zeiten für bestimmte Arbeiten zu reservieren. Wenn Sie etwa konzeptionelle Arbeiten erledigen müssen, bei strategischen, planerischen oder kreativen Aufgaben ist es sinnvoll, konzentriert bei der Sache zu sein. Die Teilnehmer_Innen lernen in diesem Abschnitt Unterbrechungen zu klassifizieren und sinnvoller mit Unterbrechungen umzugehen. Ich zeige verschiedene Techniken für mehr Fokus, von Gewohnheitsbildung bis einfache Konzentrationstechniken. Auch hier setzen die Teilnehmer_Innen den Input in einer praktischen Übung um.

Die digitale Lernphase

Nach diesem Kurzseminar schließt sich die digitale Lernphase an. Nach dem Seminar können die Teilnehmer_Innen die Inhalte bereits im Alltag anwenden, es fehlen noch Wiederholungen des gelernten Stoffes. Das sieht anders mit der Lern-App des Institute of Microtraining aus, die Inhalte werden in Form von Lernkarten wiederholt. Diese Lernmethode basiert auf dem Leitner-Algorithmus. Alle Fragen müssen korrekt beantwortet werden, um als gelernt zu gelten. Fällt eine Antwort falsch aus, landet die Karte wieder auf dem ersten Stapel.

Bei der Leitner-Methode wandern korrekt beantwortete Karten auf den nächsten Stapel. Fällt eine Antwort falsch aus, wird die Karte in die Startposition zurückgenommen. Durch dieses Vorgehen werden alle Inhalte ausreichend oft wiederholt, bis Sie gelernt sind. Bild: Leitner System / wikipedia.org / CC0

Durch diese Methode werden alle Inhalte ausreichend wiederholt, vor allem die nicht verstandenen Aspekte bleiben häufiger in der Wiederholungsschleife und werden deshalb intensiver gelernt. Im Microtraining sind die Lernkarten beantworten Sie die Lernkarten natürlich in der App. Sie bekommen also über die App Fragen zum Kurs gestellt und müssen diese beantworten. Wenn die Antwort richtig ausfällt, wandert die Karte digital einen Stapel weiter. Die Antworten werden dabei auf den Karten vertauscht, dadurch müssen Sie sich inhaltlich mit den Fragen beschäftigen.

Die digitale Nachbereitung im Microtraining dient dazu, die Inhalte des Kurses zu festigen. Sie kennen vielleicht den Effekt, dass die Inhalte eines Seminars schnell vergessen werden? Ein klassisches Seminar mit einem oder zwei Tagen vermittelt viel Input. Danach schauen sich manche Teilnehmer noch ein paar Unterlagen an, wenn es hochkommt. In der Praxis verpuffen die Impulse aber recht schnell und das Seminar verblasst zu einer ganz netten Erinnerung.

Screenshot Microtraining Zeitmanagement. In der App werden die einzelnen Fragen vertieft und wiederholt.

So lernt man heute!

Das Schöne an dieser Form des Lernens ist auch die Flexibilität. Ich selbst habe bereits ein Microtraining absolviert und das Lernen per App geht sehr einfach und unkompliziert nebenher. Ich habe meistens ein paar Fragen in den Zwischenzeiten beantwortet. Von der Perspektive des Lernens ist es optimal, die Inhalte über mehrere Wochen zu wiederholen. In dem Seminar Zeitmanagement. Mehr Erfolg in der digitalen Arbeitswelt wiederholen Sie so alle Inhalte und kommen im Alltag immer wieder auf die Kursinhalte zurück. Am Ende der digitalen Lernphase steht eine kurze Prüfung. Sie müssen in dieser Prüfung alle Fragen beantworten und bekommen im Anschluss ihr Zertifikat.

Sie bekommen also mit dem Mikrotraining ein konzentriertes Miniseminar mit einer digitalen Lernphase. Das Blended Learning ist tatsächlich das Beste aus beiden Welten. Die digitale Lernphase greift direkt die Inhalte des Kurses auf. Sie wiederholen dadurch die Techniken des Kurses auf eine spielerische Weise. Haben Sie Interesse? Dann kontaktieren Sie mich gerne!

 

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